Como reter alunos na academia: o guia definitivo para maximizar a fidelização

A chegada do inverno e das baixas temperaturas carrega consigo uma das grandes preocupações de gestores fitness: como reter alunos na academia, dada a diminuição da frequência dos alunos no período, aumento das desistências e do número de contratos encerrados sem renovação.

Você já deve ter ouvido falar que conquistar um novo cliente custa de cinco a sete vezes mais do que fidelizar um atual. Essa famosa frase de Philip Kotler, uma das maiores referências de marketing no mundo, é apenas uma das evidências que mostram o quanto é importante investir na retenção de alunos.

De acordo com uma pesquisa da BIA Advisory Services, a retenção de clientes significa mais da metade da receita de 61% das pequenas empresas. E os clientes habituais tendem a gastar 67% mais do que os novos clientes. Uma pesquisa da Harvard Business Review vai além: a fidelização pode ser até 25 vezes mais econômica do que o investimento para conquistar um novo cliente.

Pensando nisso, reunimos as estratégias mais eficazes de retenção para implementar de forma simples e prática no seu empreendimento e manter seu faturamento estável durante todo o ano.

A importância da retenção de alunos para o sucesso da academia

Estabilidade financeira e previsibilidade

As estratégias de retenção de alunos contribuem para uma maior previsibilidade – que, por sua vez, são extremamente favoráveis para o desenvolvimento de um planejamento financeiro a longo prazo. Com esse plano em mãos, é possível reduzir custos operacionais e de aquisição de clientes, com a segurança de uma fonte de receita contínua, garantindo a estabilidade financeira do seu negócio.

Crescimento sustentável e marketing boca a boca

Os investimentos em retenção de alunos também contribuem com o marketing “boca a boca”, ou seja, melhores resultados na recomendação dos seus alunos para outros potenciais clientes, impactando em um crescimento orgânico e sustentável. Com esse cenário, você também ganha mais tempo e segurança para trabalhar na experiência dos alunos, fortalecendo a reputação do seu espaço.

Menor rotatividade e maior consistência

A consistência também é um dos benefícios da retenção de alunos. Por meio dela, você consegue acompanhar o progresso e personalizar o treino dos alunos de forma muito mais eficiente, garantindo melhores resultados. E, como consequência, o engajamento.

Fundamentos do atendimento de excelência

1. Invista no melhor atendimento possível

Apesar de ser um requisito básico para a fidelização de clientes, ter um bom atendimento é um dos grandes diferenciais competitivos de empresas de qualquer ramo. Segundo dados da Numbeo, Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) e Statista sobre o mercado fitness no Brasil, o país é o segundo do mundo com maior número de academias.

O bom atendimento é o item apontado por mais da metade dos alunos de academias como fator decisivo para fechar um contrato. Por isso, desde o primeiro contato, os profissionais da marca devem estar prontos para dar toda a atenção e proporcionar adequada sensação de acolhimento aos clientes.

Como abordar o aluno na academia

O público que frequenta uma academia tende a ser bem variado, e o tipo de atenção dado a cada aluno deve ser personalizado de acordo com suas preferências. Algumas diretrizes fundamentais incluem:

• Planeje uma abordagem personalizada: Demonstre interesse genuíno em suas metas, necessidades e preferências e ajude o aluno a elaborar um plano de treino conforme as suas necessidades.
• Demonstre profissionalismo e conhecimento: Invista em treinamentos e certificações para que todos os profissionais possam oferecer sempre o que há de melhor no mercado.
• Tenha uma comunicação eficaz: Ouça atentamente e de forma empática e esteja à disposição para responder a qualquer dúvida. Seja claro, amigável e motivador.
• Promova uma experiência positiva: Mantenha as instalações organizadas, limpas e bem equipadas, além de um ambiente inclusivo, de respeito e segurança.

2. Capacitação dos instrutores para uma melhor interação

Os instrutores são responsáveis pela orientação técnica dos alunos, mas também devem oferecer um atendimento personalizado, criar conexões, promover a imagem da marca e motivar cada um dos alunos de forma individual, de acordo com os diferentes perfis. Em geral, o relacionamento com os professores faz com que os alunos queiram permanecer treinando no seu espaço por muito mais tempo.

Técnicas para superar barreiras emocionais no treino

O motivo pelo qual um aluno deixa de ir treinar também pode ter relação com algumas barreiras emocionais, como a falta de motivação, medo ou decepção em relação aos resultados não obtidos. O acompanhamento, comunicação constante e trabalho de relacionamento dos instrutores são poderosas ferramentas para superar esses obstáculos.

Estratégias de marketing e comunicação

3. Invista em marketing para retenção

As estratégias de marketing também são fundamentais para a retenção dos alunos, especialmente num setor tão afetado pela sazonalidade. Utilize estratégias de marketing específicas para fidelizar alunos, como planos de renovação especiais com brindes e descontos por pontualidade, além de atenção especial às individualidades de cada um.

Marketing de relacionamento

Consiste na construção e manutenção de um relacionamento a longo prazo com os clientes, baseado na premissa de que é mais lucrativo fidelizar clientes atuais do que conquistar novos. Pode ser alcançado por meio de programas de fidelidade, investimento no melhor e mais personalizado atendimento, comunicação direta e segmentação de produtos e serviços.

Marketing sensorial

É uma abordagem que tem como objetivo promover uma experiência única e memorável envolvendo todos os sentidos do cliente, considerando também as suas emoções. A trilha sonora do ambiente, os eventos e as experiências vividas no local também ajudam a criar uma conexão emocional com a marca.

4. Automação de comunicação personalizada

A personalização é uma tendência cada vez mais forte em todos os quesitos de um atendimento de qualidade – desde a criação de um treino até os formatos de comunicação com os seus alunos.

Fazer isso de forma automatizada, por meio de um sistema apoiado pela inteligência artificial, além de garantir bons resultados de satisfação dos alunos – com respostas imediatas, contato frequente e relevante, ainda permite que você economize tempo do atendimento manual.

Como a comunicação personalizada impacta o engajamento

A comunicação constante é uma ferramenta fundamental na criação de vínculos entre academia e alunos. Fazer isso de forma personalizada, considerando não apenas as informações pessoais dos alunos, mas também as suas preferências, ajuda a fazer com que eles se sintam ainda mais especiais nessa relação.

5. Estratégias de gatilhos mentais

Dada a velocidade da rotina moderna, nosso cérebro está em constante processo de tomada de decisão. O marketing utilizando gatilhos mentais tem essa função: de modo sutil, gerar circunstâncias que levem a pessoa a tomar uma decisão de compra. Trata-se de criar um ambiente de escolha, e impulsionar o cliente a escolher sua marca através de uma extensa gama de gatilhos mentais.

Oferecimento de conhecimento e conteúdo relevante

6. Ofereça conhecimento como diferencial

Uma maneira eficaz de se conectar com seus alunos é se afirmar como autoridade no seu segmento fitness. Os alunos buscam na academia uma fonte de conhecimento e informações precisas e seguras sobre fitness e qualidade de vida.

Newsletters e e-mail marketing

Um meio de transmissão de conteúdos relevantes são as newsletters, ou seja, e-mails informativos encaminhados para os alunos numa frequência determinada. É possível segmentar o conteúdo de acordo com cada perfil de cliente, além de deixar um atalho para cancelar o recebimento do conteúdo.

Blog e marketing digital

Ter um blog é uma excelente estratégia que alia a disseminação de conhecimento ao marketing digital. Pessoas interessadas em conteúdo fitness buscam sanar dúvidas na internet. Posicionar-se como guia confiável para esse público pode render novos contratos.

Palestras e cursos

Traga profissionais de áreas ligadas ao cuidado com a saúde, como nutricionistas, fisioterapeutas, ou mesmo atletas conhecidos, consolidando a imagem da academia como espaço de aprendizado. Ofereça workshops gratuitos para alunos e com preço acessível para convidados, com professores especialistas em áreas de interesse dos alunos.

Tecnologia como aliada na retenção

7. Ofereça um aplicativo completo

Outra maneira de estreitar a proximidade com os alunos é disponibilizar um aplicativo de gerenciamento de treino, como o Tecnofit Gym. Para o aluno, além da praticidade para consultar e agendar aulas, o app torna possível visualizar a ficha de treinos e ir marcando os exercícios já concluídos, acompanhar o desempenho, renovar planos e adquirir produtos vendidos na academia.

Aplicativo de treino e acompanhamento de performance

Foi-se o tempo em que os alunos precisavam buscar a sua ficha de treino para começar a praticar seus exercícios. Hoje em dia, os aplicativos de treino simplificaram essa experiência, tornando-a muito mais personalizada e eficiente.

Treinamento virtual e aulas online

A conveniência também é um dos grandes benefícios proporcionados pela tecnologia. Por meio de aplicativos e plataformas online, os alunos têm acesso a treinamentos virtuais, aulas e instrutores especializados, além de outros recursos educacionais.

Plataformas de gestão e crm

O CRM, ou Customer Relationship Management, é uma ferramenta que ajuda a automatizar mensagens para os alunos, sejam elas informações sobre eventos, promoções ou até mesmo mensagens de cobrança. Com essa funcionalidade, você consegue criar uma relação mais próxima com os seus alunos.

Dados e histórico dos alunos

Nada melhor do que dados e insights estratégicos para acompanhar a evolução e as necessidades dos alunos, criando uma experiência personalizada e otimizada por meio da tecnologia. Uma plataforma de gestão pode permitir que os alunos avaliem o estabelecimento por meio de pesquisas de satisfação, como o NPS.

Programas de fidelidade e incentivos

8. Tenha programas de fidelidade eficazes

Existem duas maneiras muito eficazes de garantir a fidelidade dos seus alunos. Uma delas é garantir tratamento especial para quem frequenta seu espaço com assiduidade e faz pagamentos em dia. Ofereça descontos especiais no mês do aniversário, aulas avulsas em modalidades disponíveis no seu espaço, ou mesmo presentes como acessórios para treino.

Benefícios dos programas de fidelidade para os alunos

Para os clientes, esse tipo de iniciativa apresenta uma série de vantagens:

• Recompensas financeiras: Como desconto na mensalidade, serviços adicionais gratuitos ou acesso a aulas exclusivas.
• Comprometimento reconhecido: A valorização do compromisso dos alunos cria um sentimento de pertencimento.
• Benefícios exclusivos: Produtos e serviços personalizados, eventos especiais, prioridade no agendamento de aulas.
• Resultados fitness mais rápidos: Contribui para que o aluno veja seus resultados de forma mais ágil e efetiva.

9. Crie um clube de pontos

Uma dica super assertiva é criar um sistema de troca de pontos por brindes, descontos ou outras vantagens. Os alunos podem ser premiados quando fizerem o check-in, agendarem uma aula, realizarem o treino, pagarem a mensalidade antecipadamente ou outro formato de gamificação.

10. Ofereça brindes personalizados

Outra ótima sugestão para fidelizar alunos é fazer com que eles também sejam representantes da sua marca. O ideal é que a academia ofereça brindes que possam ser usados durante os treinos ou complementares à atividade física: garrafas de água, toalhas de treino, camisetas, sacolas esportivas, bonés, chaveiros, pulseiras ou faixas de cabelo.

11. Estratégias de gamificação

A gamificação é outra excelente estratégia para desafiar os alunos a conquistarem diferentes metas, em troca de recompensas. Com esse tipo de iniciativa, são introduzidos elementos de jogos no contexto dos treinos, com atividades divertidas e dinâmicas.

Ambiente e experiência do aluno

12. Invista em um ambiente agradável

É incontestável que um ambiente bem planejado, organizado, limpo e agradável é um fator fundamental para cativar clientes e fidelizar alunos. A sensação de cuidado que a academia transmite ao público deve constar nos mínimos detalhes, desde a decoração e acabamento da estrutura, até a qualidade e frequência de manutenção dos aparelhos.

13. Aplique o marketing sensorial

Essa estratégia visa cativar o cliente pela experiência. Certifique-se de adequar a qualidade do material dos equipamentos proporcionando conforto. Organize a playlist para motivar os treinos de acordo com os perfis de público que você atende. Faça parcerias para oferecer refeições fit práticas e acessíveis aos alunos.

14. Criação de um ambiente acolhedor e motivador

Além de garantir uma infraestrutura segura e saudável, é importante se certificar de que todos os profissionais do seu estabelecimento contribuam para que os clientes se sintam respeitados, encorajados e motivados a superarem os seus desafios, com o acolhimento necessário sempre que precisarem.

15. Fomentar a formação de uma comunidade

Se tem uma coisa que todas as modalidades fitness precisam aprender com o CrossFit é a importância da criação de uma comunidade. Os eventos sociais, desafios, competições e grupos de treino são atributos essenciais para fomentar esse sentimento.

Diversificação de serviços e facilidades

16. Diversifique as formas de pagamento

Nunca deixe de fechar um contrato por não poder aceitar o modo de pagamento adequado para o cliente. Esteja equipado para receber por cartões de várias bandeiras, cartões de clubes de benefícios de empresas, além dos modelos digitais de pagamento, como PIX.

Para planos longos, recomendamos disponibilizar o pagamento por crédito recorrente. O pagamento recorrente é um dos preferidos dos clientes pela praticidade e por não pesar no limite do cartão.

17. Tenha aulas-teste também para matriculados

Se sua marca oferece uma variedade de serviços, aproveite para ofertar aulas e sessões gratuitas para os seus alunos regulares. Além de demonstrar cuidado e atenção com quem é seu cliente fiel, existe a possibilidade de o aluno adequar seu plano, migrando para um modelo mais abrangente.

18. Realize eventos regulares

Outra estratégia para engajar seus alunos num sentimento de comunidade é organizar eventos em academia temáticos no espaço da sua academia. Aproveite datas comemorativas como as Festas Juninas, Halloween e Natal para organizar treinos temáticos com distribuição de prêmios e brindes.

Monitoramento e feedback contínuo

19. Monitoramento de presença e acompanhamento de desempenho

É praticamente impossível manter os seus alunos engajados e fieis ao seu estabelecimento sem conhecê-los a fundo. Com o monitoramento constante, a academia tem acesso a informações sobre o engajamento ou períodos de baixa procura e frequência.

Como o monitoramento otimiza a experiência do aluno

Por meio do monitoramento, é possível criar ações para celebrar as conquistas dos seus clientes ou intervir para reconquistá-los, a fim de impactar positivamente nos índices de retenção de alunos. A partir dessas ações, a experiência do aluno deve ser otimizada, com comunicação constante com a academia.

20. Ouça e entenda seus clientes

Você também precisa estar disposto a atender as demandas de forma solícita e estar aberto a críticas e sugestões. Qual foi a última vez que você aplicou uma pesquisa ou enquete entre seus alunos para descobrir do que eles mais ou menos gostam em sua academia?

Como fazer pesquisa de satisfação na academia

Uma pesquisa de satisfação ideal para a sua academia depende do objetivo, do público e dos canais os quais você tem à disposição para distribuí-la. Com o Tecnofit Gym, os gestores têm a possibilidade de realizarem pesquisas sobre os mais diversos temas com os seus clientes, tendo a chance de mudar o horário de uma aula ou oferecer uma nova modalidade de acordo com a opinião dos alunos.

21. Utilização de feedback para melhorar a experiência

Esses insights são extremamente valiosos e ajudam a identificar os principais pontos de melhoria que impactam na retenção dos alunos. Dessa forma é possível priorizar as ações com maior relevância e resultados mais rápidos.

Estratégias para o processo de vendas e jornada do cliente

22. Atenção aos canais de aquisição

Seus leads precisam encontrar sua empresa e a melhor forma de fazer isso é marcando presença na internet. Faça uma pesquisa de mercado, concorrência e avalie como outros gestores do seu segmento têm abordado seus diferenciais nas redes e outros canais de publicidade.

23. Mantenha seu lead informado sobre seus serviços

A experiência no atendimento é essencial para encantar interessados pela sua academia. Por isso, estabeleça uma boa régua de comunicação. Ao enviar um e-mail ou mensagem desejando boas-vindas é uma ótima oportunidade de estabelecer uma aproximação.

24. Encante desde o primeiro contato

Se o seu prospect estiver em dúvida sobre se matricular na sua academia, é hora de fazê-lo ter a certeza! Pense muito bem em qual é a sensação a ser proporcionada ao seu aluno durante o primeiro contato dele com o seu negócio. Uma dica para inovar é trazer ações que encantem e fidelizem logo de cara.

25. Saiba como fazer a oferta

É hora de usar o seu poder persuasivo! Você precisa mostrar que o seu negócio oferecerá o melhor serviço com o melhor atendimento. Antes de tentar fechar a venda, faça uma pesquisa de satisfação e converse com todas as pessoas que agendaram uma aula experimental.

26. Estabeleça uma comunicação após a aula experimental

Não deixe que o contato se encerre após a aula experimental. Esse momento é propício para nutrir o prospect com conteúdos relevantes para ele ou até mesmo condições especiais caso ele tenha interesse em fechar contrato.

Estratégias específicas por modalidade

Cross training e treinamento funcional

O treinamento funcional segue por mais um ano consecutivo na lista de tendências do mercado fitness, divulgada pelo American College of Sports Medicine (ACSM). Para esta modalidade específica, algumas estratégias são fundamentais:

Identificação das necessidades e expectativas dos alunos

É praticamente impossível manter os seus alunos engajados sem conhecê-los a fundo! Estamos falando dos seus objetivos, expectativas, necessidades e limitações. Uma experiência que pode ir muito além de uma avaliação física.

Busque sempre treinos mais personalizados

O treinamento personalizado também é uma das tendências fitness. Essa abordagem permite alcançar os objetivos de forma muito mais rápida e eficiente, contribuindo com a fidelização. Para isso, além de uma equipe capacitada para atender os alunos de forma individualizada, invista em tecnologias para facilitar o monitoramento dos resultados.

Como usar a tecnologia para personalizar o atendimento

Rastreadores de atividades e aplicativos fitness

A pandemia do coronavírus impactou diretamente o setor fitness e a demanda por tecnologia de fitness explodiu. A Allied Market Research relata que o mercado global de fitness trackers foi avaliado em US$17,9 milhões em 2016 e deve atingir US$62,1 milhões em 2023.

Aproveitando ao máximo os rastreadores

Esses sistemas de monitoramento alavancam o que tornou os rastreadores e aplicativos fitness tão populares: o apelo universal dos dados pessoais. Para os clientes que fazem exercícios em casa, os treinadores podem usar plataformas para registrar os dados dos treinos, criar exercícios personalizados, avaliar os níveis de atividade diária.

Ferramentas do instrutor

Plataformas populares permitem que os treinadores consultem bibliotecas de exercícios para prescrever exercícios personalizados para clientes, compartilhar planos de refeições e informações nutricionais, criar desafios individuais e em grupo e se comunicar diretamente com os clientes.

Vantagens de agregação de dados

Como uma ferramenta poderosa para gerenciar o que facilmente poderia se tornar uma sobrecarga de dados, plataformas consolidam os dados dos clientes de dentro e de fora da academia a partir de vários rastreadores e aplicativos de fitness.

Implementação prática e gestão

Como a tecnofit transforma a retenção de alunos

O sistema de gestão da Tecnofit contempla todas as funcionalidades citadas neste guia. São mais de 16 mil empresas fitness que contam com os nossos serviços para impulsionar seus resultados de retenção, vendas e experiências diferenciadas.

Descubra clientes em risco e antecipe ações

Por meio dos dados gerados por uma plataforma de gestão, é possível acompanhar o comportamento dos seus alunos, identificando aqueles que correm risco de deixar o estabelecimento. Para esses, em específico, você pode atuar com ações preventivas de retenção.

Facilidade de pagamento para os alunos

Os sistemas de gestão também podem contribuir com a conveniência da contratação ao facilitar e simplificar o pagamento – seja por meio de diferentes opções ou pela automatização, com planos recorrentes, os quais também são super eficientes na retenção de alunos.

Acompanhamento após a conversão

Mantenha o aluno ativo e engajado

Ele finalmente fechou contrato! Agora é hora de manter esse aluno ativo, satisfeito, pagando e engajado. Você precisa encantar e fidelizar para que o seu negócio seja indicado para outras pessoas. Quanto mais excelência tiver o seu serviço, mais ele será visto e reconhecido em seu local de atuação.

Cultive a prática de feedback contínuo

Faça pesquisas personalizadas, enquetes, cultive a prática de NPS e aprimore constantemente seu atendimento. O Sistema Tecnofit possui funcionalidades exclusivas para ajudar você a reter seus alunos através de ferramentas de comunicação, pesquisas e monitoramento.

Conclusão

Esperamos que, com este artigo, você tenha compreendido um pouco mais sobre a importância de investir na retenção de alunos em cross training e como aplicar diferentes estratégias para conquistar bons resultados, inclusive com tecnologia! 

Também convidamos você a testar a plataforma da Tecnofit e comprovar tudo o que podemos fazer pelo seu estabelecimento fitness, da retenção à maximização de vendas.