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O que é crm para academias: definição completa
Conquistar clientes pode ser bom, mas fidelizá-los é ainda melhor. E uma das melhores táticas para garantir a retenção de alunos no mercado fitness é por meio da gestão do relacionamento dos alunos, com um CRM para academia. Afinal, manter um aluno na sua academia, box de CrossFit ou studio chega a ser 3 vezes mais barato do que conquistar um novo.
Conceitualmente, o CRM é a sigla para Customer Relationship Management. Em português, Gestão de Relacionamento com o Cliente. Quando falamos em produto, é muito conhecido por ser um sistema que contribui com a gestão dos alunos de uma academia – desde a captação, passando pela fidelização – e até mesmo o pós-venda.
No entanto, CRM pode ir muito além: também é visto como o conjunto de técnicas e estratégias usadas para garantir um relacionamento próximo e duradouro com os alunos – o qual pode ser otimizado, automatizado e potencializado por meio desse tipo de ferramenta.
Trabalhar com CRM na academia significa conectar dados estratégicos para planejar estratégias para melhorar a experiência dos alunos. E consequentemente, sua relação com a marca e empresa. No final das contas, o que buscamos com o CRM na academia é a construção da confiança e fidelização – atributo essencial para garantir a previsibilidade num mercado que pode ser tão volátil.
Por que ter um crm na sua academia
A geração de insights e decisões estratégicas por meio de dados já não é mais novidade entre as grandes empresas. De acordo com a Forrester Research, organizações consideradas data driven (orientada por dados) cresceram mais de 30% ao ano, em 2018.
Além disso, sempre que pesquisamos por CRM na internet, aparecem diversos resultados de softwares para automatizar ações, porém essa é apenas a ponta do iceberg. Existem conjuntos de estratégias, práticas e análises que devem ser pensadas antes de iniciar o processo de comunicação com o cliente. Por isso, não se engane, o envio de mensagens ou e-mails automáticos sem planejamento não trará os resultados esperados.
Sistemas de gestão integrada – desde as finanças até o relacionamento com os clientes, como é o caso do CRM da Tecnofit, são cada vez mais procurados. Só a Tecnofit atende mais de 6 mil clientes em todo o Brasil – os quais crescem, em média, 40% nos primeiros 12 meses de uso do sistema.
Tipos de crm para o mercado fitness
Antes de explorarmos os benefícios do CRM, é importante ressaltar que existem dois tipos principais, cada um com suas funcionalidades específicas:
Crm de marketing
O CRM de Marketing tem como principal função atrair e nutrir leads (oportunidades de negócios) através de conteúdos e materiais que sejam de interesse do seu cliente. É a partir dele que iniciamos o processo de venda, com o envio de conteúdos que possam incentivar a tomada de decisão. Após esta pessoa efetuar a compra, ela poderá ser alimentada com informações que estreitam o relacionamento com a empresa, sem necessariamente haver vendas na comunicação.
Crm de vendas
O CRM de Vendas, já falando da questão do software, tem a vantagem da criação de um banco de dados com todas as informações do seu cliente, tais como:
- Nome
- Telefone
- Data de aniversário
- Data de compra
- O que comprou
- Entre outras informações relevantes
A partir deste banco, é possível planejar ações para alimentar o seu relacionamento com o cliente. Por exemplo, seu cliente comprou um plano semestral, porém, com todos os alunos que você tem, fica impossível saber quando cada um deles entrou, certo? Com os softwares de CRM você consegue criar estratégias para enviar mensagens automáticas avisando sobre o fim do plano uma ou duas semanas antes dele encerrar, dando a chance do seu cliente se programar e fazer a renovação.
Principais benefícios do crm para academias
Com o CRM é possível criar, abastecer e monitorar um banco de dados completo dos clientes – o qual permite a personalização do atendimento e experiência dos mesmos, com a criação de estratégias de marketing direcionadas. Abaixo listamos os principais benefícios:
1. Automatizar tarefas e ações
Através dos softwares, podemos automatizar ações utilizando filtros pré-estabelecidos e mensagens prontas personalizadas. Você pode enviar avisos para clientes específicos, como mensagens de parabéns, datas comemorativas e pesquisas de satisfação.
Muitas tarefas podem ser automatizadas, como agendamento de aulas, acompanhamento de pagamentos e cobranças, envio de lembretes e comunicações personalizadas. Essas horas voltam como oportunidade para dar foco para aquilo que realmente interessa: gerar valor para a sua academia!
2. Suporte estratégico para a equipe de vendas
Com tantos estímulos a todo instante, um dos grandes desafios das empresas é priorizar as suas metas – ainda mais quando falamos em Vendas. Vendedores precisam vender, mas muitas vezes eles acabam destinando boa parte das suas horas de trabalho na obtenção e análise de informações.
Com o auxílio de um CRM para academia, o time de Vendas e Comercial consegue acompanhar o passo a passo da evolução do cliente, desde o momento em que ele desperta o interesse no serviço, até a decisão pela conversão. Dessa forma, a prospecção fica muito mais fácil e assertiva.
3. Criar um funil de vendas eficiente
O funil de vendas é basicamente as etapas que uma pessoa passa até chegar na fase de compra. É assim que você consegue classificar possíveis clientes por seu nível de interesse. O mais comum é dividirmos o funil em 3 fases:
Topo de Funil Pessoas que estão no topo do funil ainda não sabem que possuem um problema e que precisam resolvê-lo. Através de conteúdos mais rasos, que respondam perguntas como “o que é” e “para que serve”, você apresentará o problema e fará com que ela se identifique com sua marca.
Meio de Funil Quem se encontra no meio do funil já conhece o problema, porém ainda não sabe qual é a solução. É nesse momento que apresentamos quais ações ele deve realizar e como deve prosseguir para solucionar suas questões.
Fundo de Funil No fundo do funil você vai falar diretamente sobre os benefícios do seu negócio e casos de sucesso de pessoas que malham na sua academia e conquistaram os resultados desejados. Isso fará com que a pessoa confie em você, tornando-a um Lead Qualificado.
Todo esse ciclo pode ser aplicado e monitorado através do software de CRM, automatizando envios de e-mails e SMS através de fluxos pré-estabelecidos.
4. Centralização de informações
Foi-se o tempo em que as informações dos alunos das academias ficavam nas fichas de treinos, junto com os arquivos de dados pessoais. O CRM para academia permite o armazenamento e organização de informações, como: dados pessoais, histórico de atividades, frequência nas aulas, metas pessoais, entre outros.
Em alguns casos, como no Tecnofit Gym, ele ainda tem integração com a maioria dos modelos de catracas do mercado Fitness e com o Gympass, facilitando a geração de relatórios integrados sem precisar investir em mais de uma plataforma.
5. Integração entre equipes
Com o CRM, você consegue integrar sua equipe de marketing com a equipe de vendas, garantindo a transparência nos processos. Os leads qualificados pelo marketing vão direto para a equipe de vendas com todas as informações que foram coletadas durante o processo de qualificação, como dados de contato, preferências, conteúdos que impactaram este cliente, entre outros.
6. Engajamento e melhores feedbacks dos clientes
Ao permitir o planejamento de experiências e comunicações personalizadas por meio do histórico dos alunos, eles certamente serão mais participativos e engajados, ao sentirem que são parte da academia – e não apenas mais um número.
O CRM para academia também facilita o recebimento de feedbacks dos alunos. Dessa forma, as chances de melhorar a experiência dos clientes conforme as suas preferências por aulas, sugestões, percepções e expectativas é muito maior. Consequentemente, as chances de fidelização também.
Uma boa ferramenta de CRM também vai te ajudar a entender como os seus clientes enxergam o seu negócio, pois através dela é possível realizar as chamadas pesquisas NPS, uma ótima forma de saber se o seu público está ou não satisfeito com a sua empresa.
7. Integração com diferentes canais
Você consegue integrar os softwares de CRM com as redes sociais e site da sua empresa. É muito importante manter as redes atualizadas com conteúdos e anúncios, pois é através dessas ferramentas que as pessoas vão interagir e passar informações relevantes.
8. Crm cloud: segurança e acessibilidade
Você consegue manter todos os dados, campanhas e informações de seus clientes em uma “nuvem”. A nuvem é um espaço de armazenamento online que, além de garantir a segurança dos dados, permite que você consiga acessá-los de qualquer lugar, precisando somente de conexão com a internet. Isso otimiza o tempo de atendimento e agiliza todo o processo para a resolução de problemas.
Como funciona o crm para academias
As funcionalidades do CRM para academia variam de sistema para sistema. Entre elas, o cadastro de clientes, agendamento de aulas e serviços, comunicação e interação com os alunos, acompanhamento de pagamento e cobranças, geração de relatórios para análise, automatização de tarefas, entre outros.
Funcionalidades avançadas do crm tecnofit
Criar campanhas para captação de leads
Por meio dos dados fornecidos pela plataforma, desde o momento em que o possível cliente demonstra interesse no serviço até a conversão, é possível criar um fluxo de comportamento do consumidor que ajuda a encontrar oportunidades para ativá-los em campanhas mais assertivas.
Elaborar programas de fidelidade
Ao cadastrar, entender e acompanhar o perfil de alunos de uma academia por meio do sistema de CRM é possível criar um padrão de comportamento e elaborar programas de fidelidade que tenham tudo a ver com ele, aumentando as chances de retenção.
No caso do Tecnofit Gym, é possível escolher as regras, definir as recompensas e o programa é criado e monitorado pela própria ferramenta, permitindo que o aluno seja motivado a fazer parte do clube de fidelização de uma forma dinâmica e divertida.
Pesquisas de satisfação personalizadas
O Sistema Tecnofit conta com uma funcionalidade para realização de pesquisas de satisfação por meio da metodologia NPS, o Termômetro de Satisfação.
Ao contratar essa modalidade, a ferramenta permite o envio de questionários por meio de notificações via aplicativo, e-mail e SMS. À medida que os alunos respondem à pesquisa, é criado um dashboard intuitivo com os resultados para a tomada de decisão assertiva.
Técnicas de crm: mensagens automáticas eficazes
Mensagens automáticas são ótimas aliadas para as empresas fitness que querem aplicar técnicas de CRM para estreitar o relacionamento com seus alunos, porém elas devem ser usadas da forma correta.
Cuidados importantes com mensagens automatizadas
- Não exagere na quantidade: Quem as recebe pode se cansar e acabar tendo uma imagem errada da sua empresa
- Preste atenção nos intervalos: Não seja insistente. Leia os sinais
- Evite “textões”: Mensagens no estilo SMS ou WhatsApp precisam ser o mais breve possível
- Cuidado com o conteúdo: Se você não tem nada relevante para mandar, não escreva uma mensagem vaga. Procure utilizar a criatividade para atrair e conquistar ainda mais quem as recebe
Funções das mensagens automáticas
Elas podem ter várias funções estratégicas:
- Informações sobre o estabelecimento (horários especiais de atendimento em feriados)
- Lembrete de inadimplência
- Aviso sobre renovação de planos
- Relacionamento com o cliente
- Datas sazonais e comemorativas
- Entre outros
Tipos de comunicação automatizada
Notificações push em aplicativos
Caso sua empresa utilize um sistema de gestão que disponibiliza aplicativo para seu aluno, procure a função “push”. Você pode criar mensagens curtas e enviar dessa forma. As pessoas costumam estar com seus celulares a maior parte do tempo, por isso notificações podem ser uma boa opção para lembretes criativos.
E-mail marketing estratégico
Uma opção para quem quer enviar mensagens mais longas, com imagens ou vídeos, são os e-mails marketing. Muitos subestimam o poder dessa ferramenta nos dias de hoje, mas da mesma forma que as mensagens por SMS ou WhatsApp, quando bem utilizado é muito eficaz.
Os e-mails permitem que seja colocado mais texto e anexos, tornando uma boa opção quando é necessário realizar cobranças por boleto, por exemplo. Utilizar fotos e desenhos para deixar o e-mail mais interativo é tendência também.
É importantíssimo entender qual a linguagem que seu público utiliza e quais os gatilhos mentais fazem mais sentido para ele, para que a comunicação não se torne inconveniente.
Produção de relatórios e análise de dados
Outro diferencial do CRM para academia é a criação de relatórios periódicos, de acordo com as informações e intervalo de tempo que você definir. Por meio deles, fica muito mais fácil visualizar e analisar os resultados obtidos, entender quais são as áreas com maior oportunidade e risco dentro da academia.
Entre os dados obtidos por meio desse sistema, podemos citar: taxa de conversão, renovações de contrato, retenção de alunos, nível de satisfação, entre outros.
Decisões estratégicas e assertivas
Um dos maiores benefícios do CRM para academia é a possibilidade de ter dados integrados e confiáveis em mãos sobre os seus clientes, para que seja possível tomar decisões ainda mais estratégicas e assertivas.
No entanto, é interessante lembrar que, em paralelo ao uso das informações internas, é fundamental acompanhar as tendências do mercado fitness para conectá-las à evolução do seu negócio.
Qual é o melhor crm para academias?
É claro que a escolha pelo melhor CRM para academia depende daquilo que faz mais sentido para o seu negócio. No entanto, é recomendado fazer um teste para avaliar aquilo que um sistema de gestão pode oferecer para a sua empresa.
O CRM humaniza seu negócio, mantendo o contato com seu cliente de forma mais direta e personalizada. Esse contato ajuda tanto no fechamento de novos negócios como também na retenção de clientes que já utilizam seu serviço. Por estar tudo em um só lugar, o trabalho de todos fica mais ágil e seguro.
Características importantes na escolha
- Integração com diferentes canais de comunicação
- Automação de mensagens personalizadas
- Relatórios detalhados e analytics
- Facilidade de uso para a equipe
- Suporte técnico especializado
- Escalabilidade conforme o crescimento do negócio
Essa é uma forma de mostrar que você tem um bom atendimento e que está atento aos prazos e necessidades relacionadas aos seus alunos.
Implementação e otimização do crm
Além de melhorar o relacionamento empresa/cliente, este tipo de ação incentiva a interação e engajamento, mantendo seu aluno mais motivado e envolvido com o seu negócio e isso potencializa e muito a sua taxa de renovação de contratos.
Por isso, é muito importante coletar o maior número de dados de uma pessoa no momento da contratação do plano, pois assim é possível criar campanhas mais assertivas e personalizadas.
Conclusão: crm como ferramenta de crescimento
O CRM para academias representa muito mais do que apenas um software de gestão. É uma estratégia completa de relacionamento que permite personalizar a experiência do cliente, automatizar processos importantes e tomar decisões baseadas em dados concretos.
Em geral, esse tipo de ferramenta ajuda a melhorar a experiência do cliente, otimizando a comunicação e melhorando as chances de fidelização – o que, consequentemente, contribui com o crescimento da empresa.
O sistema Tecnofit oferece ferramentas completas para captar informações sobre seus clientes e ainda gerar campanhas automáticas de CRM através do envio de SMS, e-mail, notificação em app e agendamento de ligações para seus clientes.
Entre tantas vantagens, a implementação de um CRM bem estruturado pode ser a chave para transformar visitantes em alunos fiéis, aumentar as taxas de renovação e construir um negócio fitness sustentável e próspero no longo prazo.
