Como escolher o melhor sistema de gestão de academia

O que é um sistema de gestão de academia

Um software para academia é capaz de dar escalabilidade para o seu negócio fitness sem que você precise se desdobrar em três. A tecnologia veio para nos ajudar e, com toda a certeza, usar um sistema de gestão para academia é uma ótima opção para gestores que querem crescer mais e mais.

Muitas empresas que apresentam grande potencial acabam se perdendo no meio do caminho por um motivo muito simples: nem elas mesmas conseguem acompanhar a própria evolução. Por exemplo, imagine que você abriu sua academia há dois anos e, na época, tinha pouco mais de 40 alunos e 3 colaboradores. Naquele momento era bem fácil administrar a folha de pagamento e ter controle dos seus alunos. No entanto, atualmente, a sua academia cresceu e conta com mais de 150 alunos e 10 colaboradores.

Com o avanço tecnológico, tudo ficou mais prático e rápido, e tanto as grandes empresas como os pequenos negócios adotaram sistemas de gestão para gerar informações de qualidade e que sejam gerenciadas de maneira automatizada e inteligente. O que se busca em um sistema de gestão é gerenciar os clientes em todas as etapas, desde um lead (que é como são chamados os possíveis clientes da sua empresa), até a retenção ou manutenção.

Por que investir em um sistema de gestão fitness

Todo os empreendedores têm como meta principal aumentar a produtividade de sua gestão e reduzir custos. No passado esse controle era feito com planilhas de cada área, hoje é feito através de um sistema de gestão fitness, dispensando o uso de diversos softwares ou planilhas, agora tudo é concentrado em um único sistema.

Assim como ninguém quer esteiras dando defeito, nem catraca travando toda hora, você também precisa do melhor sistema de gestão para academias, que seja uma solução e não um gerador de problemas!

Principais vantagens de um sistema de gestão

1. Estreitar o relacionamento com os alunos

Ter um bom relacionamento com os seus alunos, além de reduzir a inadimplência, gera confiança e os transforma em promotores da sua marca. Um aluno satisfeito enxerga valor no serviço e, por consequência, não pensa em abrir mão dele.

Um software para academia vai possibilitar que você crie comunicações segmentadas e personalizadas, sem que precise gastar muito tempo nessa tarefa. Além, é claro, de poder personalizar campanhas de verão, fim de ano e comunicados importantes.

Com um sistema de gestão fitness, é possível registrar as informações mais relevantes sobre seus alunos. Esse “pequeno” detalhe capacita sua academia para atender as necessidades de cada aluno da melhor forma. Como o sistema Tecnofit, por exemplo, você consegue acompanhar pagamentos, histórico de avaliações físicas, data de aniversário, dias e horários que o aluno é mais ativo em sua academia, entre outras informações.

2. Maior controle financeiro

Você sabe exatamente quanto entra e quanto sai da sua academia todos os meses? Quanto você gasta com colaboradores, gastos fixos e variáveis, equipamentos e mais? Pois é, esse não é um controle fácil de fazer “na raça”. É preciso que você tenha a tecnologia ao seu lado nesse momento.

As informações fornecidas por um sistema para academia geram segurança no momento de tomar as decisões, planejar investimentos em outras áreas e analisar resultados de vendas. Além disso, um software de gestão ajuda os gestores a decidirem o futuro da academia, gerando relatórios financeiros de acordo com necessidades específicas.

O sistema Tecnofit oferece a solução completa de gestão financeira para a sua academia! Com poucos cliques, é possível automatizar ações, gerar boletos e notas fiscais. O sistema também conta com fluxo de caixa e DRE, gerando economia de tempo e dinheiro.

3. Suporte qualificado e apoio contínuo

“De nada adianta ter uma Ferrari, se nem carteira de habilitação você tem”, não é mesmo? Com um sistema de gestão fitness funciona da mesma forma. Não basta o sistema ser completo, você precisa saber navegar por todas as funcionalidades dele, para conseguir maximizar seus ganhos.

De nada adianta um sistema de gestão oferecer diversas soluções e relatórios detalhados se não oferecer suporte ao cliente quando ele mais precisa. O suporte pode ser oferecido de diversas maneiras, uma delas é através de materiais com estratégias de marketing para academias e sugestões de campanhas.

4. Integração completa de processos

Veja se você se identifica com esta situação: o controle financeiro é feito através de uma plataforma, seja ela um sistema ou uma planilha no Excel. Já a catraca, é de outra empresa. O CRM é uma terceira ferramenta diferente. Para as avaliações físicas, você usa um aplicativo que encontrou na internet. Que bagunça, né?!

Sempre que você precisa de alguma informação sobre um aluno em específico, precisa cruzar informações em vários locais distintos. No final do mês, essa simples tarefa consome mais da metade do seu tempo de gestão.

Um sistema para academia vai possibilitar que você tenha controle de todas as áreas de sua academia em um único lugar. Por exemplo, se um aluno inadimplente tentar passar pela catraca, a pessoa da recepção já vai ter acesso a essa informação. Com isso em mãos, é possível usar o sistema para enviar uma mensagem para o aluno e tentar negociar a dívida.

5. Onipresença e mobilidade

Um software para academia que é 100% online, como o sistema Tecnofit, transforma o gestor em um ser onipresente, praticamente. Como o armazenamento de dados fica na “nuvem”, ele pode ser acessado de qualquer computador. Ou seja, você não precisa ir até a sua unidade para saber o número de alunos que foram treinar naquele dia, por exemplo.

Esse modelo de armazenamento na “nuvem” é utilizado pela maioria das grandes empresas que conhecemos atualmente, como a Amazon e o Google. Isso dá uma mobilidade muito grande para o gestor, que consegue estar a par de tudo sem precisar se deslocar até a unidade.

Sistema de gestão para studios: características específicas

Não é uma, nem duas! Quem toma a decisão de abrir um estabelecimento fitness certamente vai encontrar uma série de escolhas pela frente. E, cada vez mais, para todo e qualquer serviço relacionado a esse universo, a disponibilidade de opções é maior. Diante desse cenário, como escolher o melhor sistema de gestão para studio?

O que é um sistema de gestão para studios?

Trata-se de uma plataforma digital com o objetivo de otimizar a administração ao digitalizar alguns processos operacionais de uma empresa. Além disso, em geral, um sistema de gestão para studios ajuda a organizar diferentes informações em um só lugar e ainda contribui com a criação de relatórios a partir da análise de todos esses dados, por meio de inteligência artificial.

Por que escolher um sistema de gestão logo no início?

Se você tem a oportunidade de começar esse processo com tarefas administrativas automatizadas, agendamentos otimizados, controle de pagamento e gestão de alunos automáticos, a verdadeira pergunta é: por que não?

Contar com uma plataforma para te apoiar nesse processo certamente vai fazer com que você evite erros, ganhe tempo para focar naquilo que realmente importa – a experiência dos seus clientes, e ainda potencialize os resultados da sua empresa desde os primeiros meses.

Principais problemas enfrentados por studios

• Dificuldade em atrair e reter clientes: principalmente se você escolher abrir um studio do zero, conquistar a atenção e confiança de novos clientes pode ser um desafio
• Falta de organização: a alta procura em um studio novo atrelado à gestão manual de agendamentos, pagamentos e comunicação com os alunos pode causar diversos erros
• Problemas na gestão financeira: a falta de visibilidade e controle sobre o fluxo de caixa, precificação, criação de planos, recebimento de mensalidades
• Desafios na contratação de bons profissionais: contratar e reter pessoas qualificadas para trabalhar no seu studio
• Problemas na infraestrutura: necessidade de manutenção dos equipamentos, falta de espaço, erros estruturais que podem interferir na saúde, segurança e bem-estar dos seus clientes

Funcionalidades essenciais para studios

• Controle de acessos, agenda e checkin: são funcionalidades importantes para controlar a presença e frequência dos alunos
• Gestão de treino: facilita a criação de programas de treinamento personalizada de acordo com as características e avaliação física de cada cliente
• Gestão financeira: primordial para garantir a saúde do negócio, com controle de fluxo de caixa, investimentos, recebimentos, pagamentos, custos e automatização de cobranças recorrentes
• Integração com outras plataformas: conexão com catraca ou sistema de reconhecimento dos alunos, plataformas de pagamento e de bem-estar, como o Wellhub (Gympass), Total Pass e ClassPass
• Funcionalidades atreladas ao marketing e vendas: ferramentas que facilitem a operacionalização de estratégias de marketing e vendas

8 Critérios para escolher o melhor sistema de gestão

1. Suporte em vários canais

Suporte bom é aquele que você não precisa usar, certo? Errado! Claro que você deve pesquisar junto a outras academias se o sistema desejado “toda hora dá problema”. Mas um bom fornecedor tem suporte não só para resolver problemas, mas também para tirar dúvidas da sua equipe.

Imagine você com um time novo e com várias dúvidas sobre o sistema: alguns fornecedores de software têm suporte só com abertura de tickets (agendando o atendimento para outro dia). Por isso, o ideal é procurar empresas com atendimento também por telefone e chat instantâneo.

2. Experiência e credibilidade no mercado

Hoje em dia tem um monte de sistemas para academias, mas será que você quer ser a cobaia de alguns “aventureiros de mercado”? Quanto mais experiência o fornecedor tem, melhor! Afinal, essa bagagem vai garantir que muitos problemas do dia a dia já foram previstos e resolvidos.

O fornecedor ideal atua como consultor: dando dicas, conselhos e compartilhando boas práticas de mercado. Uma forma fácil de validar se o fornecedor é experiente mesmo é entrar no YouTube dele e ver se os vídeos ali te inspiram confiança, se têm depoimentos reais de clientes, se é um fornecedor que está sempre lançando novidades.

3. Demonstração consultiva

Mais do que vender um sistema, é importante que o fornecedor conheça o mercado e o dia a dia das academias. A melhor hora de ver isso é durante a demonstração do sistema. Por exemplo, se você falou que precisa de “gestão financeira” e só te mostraram isso, cuidado!

Se o fornecedor quer mesmo te ajudar, ele sempre vai entender o seu negócio, te dizendo, por exemplo, se seu Instagram está fraco ou se seu Ticket Médio está baixo demais.

4. Aplicativo completo para todos

Existem muitas empresas fazendo app só para o aluno. O problema é que o professor e o dono não andam com um computador “debaixo do braço”, eles também precisam de velocidade no dia a dia! App só pro aluno não resolve a sua correria. O ideal é procurar uma empresa que tenha experiência em facilitar a vida de todos os envolvidos no dia a dia de uma academia!

5. Flexibilidade contratual

Por que o melhor sistema precisaria prender a academia em um contrato de fidelidade com multa? Ou te amarrar num parcelamento longo de catraca que acaba sendo uma fidelidade também? Pois é, essa é uma regra um tanto suspeita que algumas empresas insistem em seguir. Além de mostrar que “não se garantem”, te impedem de experimentar outros softwares, caso veja que esse não atendeu às suas reais necessidades.

6. Custo-benefício inteligente

Quantas academias têm no seu bairro? A sua é a mais barata de todas elas? Pois é, concorrência existe em todos os segmentos e só quem presta um bom serviço sabe o quanto isso custa na verdade.

Muitos donos de academia acham que precisam só de um sistema de controle de catraca e gestão financeira, mas aí fica a pergunta: se cabe mais alunos aí, você precisa focar em vender mais matrículas? Se por “alguns reais” a mais o sistema te ajudar a ganhar dinheiro, então não é gasto, é investimento!

Cuidado também com a famosa “implantação grátis”. Analise o que está incluso nesse serviço, se de fato vão te apoiar em toda transição, configurar tudo junto com você e treinar sua equipe.

7. Facilidade de migração

Não é sobre o trabalho de mudar, é sobre o dinheiro que você está perdendo! A cada vez que seu sistema atual fica fora do ar, ou dá problemas, seu concorrente está vendendo mais matrículas.

A cada dia que você pensa “não tenho tempo”, tem um aluno pensando em ir para outra academia que tem um aplicativo mais legal. De que adianta você falar para os alunos “focarem no resultado” se nem você tem coragem de mudar?

8. Funcionalidades avançadas de marketing

Além da gestão, é bacana verificar se o sistema oferece possibilidades para te ajudar a vender mais, como bons relatórios e ferramentas de marketing. Se o sistema te deixa ver quais alunos não estão frequentando a academia e automaticamente envia comunicações para voltarem (isso evita cancelamentos).

Ou um sistema que deixa os alunos pagarem com débito automático no cartão de crédito, para que ele compre um plano anual, sem ocupar o limite! Isso traz previsibilidade financeira pra você!

Os 5 erros mais comuns na escolha

Escolher um sistema de gestão é um passo importantíssimo para alavancar um negócio fitness. Contudo, no anseio de fechar o contrato e logo instalar a ferramenta em suas academias, box e studios, muitos empresários acabam cometendo falhas que poderiam ser evitadas antes da compra.

1. Fechar o serviço por impulso

Fazer contratação de algo por impulso pode prejudicar o seu negócio caso a empresa não entregue as soluções prometidas no momento da venda. Por isso, o gestor deve buscar as empresas disponíveis no mercado e entender quais são os planos oferecidos por cada uma delas.

Nesse momento de decisão, é imprescindível observar as necessidades do seu negócio e avaliar se o sistema escolhido é capaz de atender e solucionar os problemas de gestão que acometem o dia a dia de studios, boxes ou academias.

2. Não pesquisar sobre a satisfação dos clientes

A prova social é um importante instrumento de influência e venda de produtos e serviços. Se você vai comprar algo pela internet, provavelmente sua atitude será pesquisar sobre a reputação da loja para saber se o site é confiável, se os consumidores estão satisfeitos e se a compra é segura.

Com um sistema de gestão funciona da mesma maneira! Lembre-se que contratar um serviço de software para o seu negócio fitness é um importante passo para a automatização das suas atividades diárias. Seja criterioso com o que os clientes estão falando sobre a empresa, saiba quantos clientes ela atende e como o time de atendimento lida com o suporte.

3. Tomar uma decisão sozinho

Embora o gestor seja o tomador de decisão, ele precisa considerar a opinião do time envolvido. Afinal, os funcionários também estarão à frente das tarefas operacionais do dia a dia. Sendo assim, adquirir um sistema de gestão sem consultar a equipe antes pode ser um grave erro capaz de impactar na rotina dos seus colaboradores.

Reúna a galera que faz parte do time e pergunte quais são as maiores dores e dificuldades em suas respectivas funções: seja recepcionista, analista financeiro ou professor, pode ter certeza que todos eles terão pontos para contribuir nessa escolha.

4. Desconsiderar a opinião dos alunos

Assim como avaliar o feedback de clientes satisfeitos com o sistema de gestão é importante na hora de adquirir um serviço, o olhar para a opinião dos seus alunos também precisa ser considerado. Afinal, eles vão utilizar o sistema a partir de um aplicativo desenvolvido com foco em agendamento de aulas, check-ins e até mesmo informações financeiras sobre pagamentos e planos contratados.

Faça uma pesquisa e questione: o app é intuitivo? Eles estão com dificuldade para acessar algum recurso? Quais melhorias poderiam ser trabalhadas a fim de tornar o sistema mais prático e eficiente?

5. Não pedir um teste gratuito

Pense na demonstração gratuita como uma degustação: sabe quando você vai comprar um sorvete gourmet e os atendentes te dão uma pequena colher com o sabor que você tem interesse? Pois bem, é quase a mesma coisa! O teste gratuito serve para o gestor EXPERIMENTAR e EXPLORAR ao máximo os recursos oferecidos por um sistema de gestão.

Esse é o momento de entender como a ferramenta funciona, como ela ajudará a equipe na automatização de cobranças e nas operações financeiras, se ela possui um canal de suporte presente e eficaz, entre outros aspectos.

Benefícios em momentos de crise

Em momentos de incerteza, um sistema de gestão fitness se torna ainda mais crucial para a sobrevivência e crescimento do negócio. Durante crises, como a pandemia, um sistema robusto oferece vantagens específicas:

Relacionamento estratégico com clientes

Um bom relacionamento com clientes gera confiança e os transforma em promotores de sua marca. O cliente gosta de se sentir único, e a empresa que se comunica com seus clientes de forma transparente e personalizada está um passo à frente dos concorrentes.

Isso traz ganho de tempo, sendo possível personalizar campanhas de verão, fim de ano e comunicados importantes, como medidas de prevenção sobre o Coronavírus (COVID-19) para todos os alunos ou uma lista específica, de uma única vez.

Controle financeiro apurado

Neste momento de pandemia, um sistema de gestão financeira ajuda os gestores a decidirem o futuro da empresa gerando relatórios financeiros de acordo com a necessidade para não ter que juntar dados de várias planilhas.

O objetivo de ter um controle da gestão financeira é medir a saúde da empresa. As informações fornecidas pelo sistema geram segurança no momento de tomar as decisões, planejar investimentos em outras áreas e analisar resultados de vendas. Por ser online, as informações estão disponíveis 24h por dia em qualquer dispositivo que tenha acesso à internet.

Automatização de tarefas: o que delegar ao sistema

Que um sistema de gestão permite automatizar diversas tarefas operacionais a gente já sabe, mas sobre quais atividades, exatamente, estamos falando? Isso depende das funcionalidades de cada sistema e das necessidades de cada estabelecimento.

Em relação a um sistema próprio para academias e studios, em geral, as tarefas otimizadas estão relacionadas a agendamento de aulas, comunicação com alunos, controle financeiro, cobranças de mensalidade, pagamentos para os fornecedores, emissão de recibos, boletos e notas fiscais, entre outros.

A criação dos relatórios e geração de insights também é um tipo de automatização que pode agregar muito valor ao processo de gestão desse tipo de negócio.

Integrações essenciais

Como falamos anteriormente, quanto mais integrações o sistema de gestão escolhido tiver, melhor! Isso faz com que você possa economizar na contratação de diferentes plataformas, assim como na manutenção e suporte dessas ferramentas.

Recomendamos que o sistema escolhido tenha, minimamente, a integração com: plataformas de pagamento, parceiros de benefícios – como Wellhub, TotalPass e ClassPass, catracas ou sistemas de reconhecimento dos alunos, ferramentas de marketing e vendas, sistemas de CRM (Customer Relationship Management), dispositivos wearable e aplicativos fitness e de bem-estar – como Strava, MyFitnessPal ou Fitbit, e sistemas de pesquisa ou feedbacks.

Relatórios e métricas: a importância dos dados

Considerando que um sistema de gestão concentra todas as informações estratégicas e táticas sobre esse tipo de empreendimento, contar com uma plataforma que ofereça relatórios detalhados pode ser uma excelente conveniência para a tomada de decisão, pensando nas melhorias para o negócio.

Por meio desses documentos é possível identificar padrões e tendências, mitigar problemas, avaliar possibilidades de investimento ou necessidade de otimização de custos, avaliar estratégias de marketing e vendas, comprovar resultados e ajustar a operação com foco em impulsionar o crescimento.

O sistema Tecnofit, por exemplo, oferece um funil de vendas. Essa estratégia é muito conhecida no mundo do marketing, onde é possível criar um funil (literalmente) para ver o caminho que os seus alunos percorrem, desde quando conhecem sua academia até finalizarem a matrícula.

Como um sistema intuitivo melhora a gestão

Falando na importância dos testes para entender a sua experiência com a plataforma, vale dizer que um sistema intuitivo pode fazer toda a diferença na otimização de tempo e controle sobre as atividades de um negócio fitness, além de evitar erros operacionais.

Por meio de uma interface simples e fácil de navegar, as tarefas se tornam mais rápidas e eficientes. Com isso, o gestor garante ainda mais tempo para se concentrar na experiência dos seus alunos e no crescimento da empresa.

Considerações para academias vs studios

Características para academias

• Maior volume de alunos e transações
• Necessidade de controle de múltiplas modalidades
• Gestão de equipamentos mais complexa
• Controle de horários de pico mais intenso

Características para studios

• Foco em agendamento personalizado
• Gestão de aulas em grupos menores
• Relacionamento mais próximo com clientes
• Necessidade de flexibilidade nos planos

Sistema acessível para quem está começando

Para studios e academias iniciantes, é importante procurar:

• Acessibilidade, facilidade no uso e interface intuitiva: para que você não precise investir muito tempo na habilitação dos responsáveis pela gestão do negócio
• Um custo-benefício que cabe no seu bolso: com planos flexíveis e escaláveis, que permitam a adição de novas funcionalidades à medida que as necessidades mudem
• Suporte contínuo: além do treinamento básico, é importante contar com suporte para tirar dúvidas ou resolver problemas sem custos extras
• Segurança e proteção de dados: garantindo as conformidades com a LGPD, informações e transações financeiras em contrato

Conclusão: escolhendo o sistema ideal

Nem foi preciso listar todas as vantagens que um sistema de gestão fitness oferece para ficar claro como essa ferramenta pode mudar o patamar do seu negócio, né? São inúmeros benefícios que um sistema de gestão gera, como economia de tempo, agilidade, automação de processos de cobrança, aumento do seu poder analítico com relatórios completos de vendas e financeiros.

A verdade é que você super pode contratar um sistema completo, com todas as funcionalidades que um dia talvez sejam necessárias, pensando no crescimento do seu studio ou academia. Mas logo no início, em um momento em que a otimização de alguns custos é muito bem-vinda, o melhor sistema de gestão pode ser aquele que conecta perfeitamente com as necessidades da sua empresa – nem mais, nem menos!

Sendo assim, a regra é bem simples: o melhor sistema de gestão é aquele que funciona para a sua empresa, de forma simples, eficiente e personalizada. Quanto mais funcionalidades o sistema oferecer, melhor é o suporte que o empreendedor possui para alavancar seu negócio.

Tecnofit: solução completa para todos os tipos de negócio

Tecnofit starter: ideal para studios iniciantes

Para concluir com chave de ouro, agora que você conhece várias dicas para identificar o melhor sistema de gestão, queremos que você conheça o Tecnofit Starter!

Trata-se de um plano específico do nosso sistema de gestão completo e personalizado para os diferentes tipos de estabelecimentos fitness, criado especialmente para empresas novas e menores. O plano Starter garante uma gestão simples e eficaz para você ter controle do seu negócio de forma intuitiva e otimizada. Tudo isso a partir de R$ 169 por mês, além das taxas de implementação.

Por que a tecnofit é a escolha ideal?

Além de todas as funcionalidades e características compartilhadas nesse artigo, a Tecnofit ainda conta com um aplicativo para gestores e alunos, potencializando a relação entre cliente e empresa e a experiência de treinamento.

Mais do que um sistema, somos um parceiro para o seu negócio! Contamos com um suporte ao cliente com 98% de satisfação, nossas funcionalidades atendem diversos segmentos fitness, garantimos a migração de dados feita por especialistas, sem complicações, e contamos com planos para todos os tamanhos e etapas da sua empresa.

Diferenciais da tecnofit

• Experiência Comprovada: A Tecnofit é a escolha de mais de 16.500 negócios fitness que decidiram impulsionar seu sucesso
• Suporte Excepcional: Desde materiais com estratégias até lives exclusivas para clientes, oferecemos um suporte que faz você tirar o máximo proveito do sistema
• Segurança dos Dados: Caso o computador da sua academia queime ou seja roubado, não há problema algum! É só fazer o login no novo computador e pronto, todos os dados estarão lá
• Aplicativo Completo: Diferente de muitas empresas que fazem app só para o aluno, a Tecnofit oferece soluções móveis para gestores, professores e alunos

Implementação e migração: processo sem complicações

Assim como o aluno que quer resultado rápido procura um personal para o apoiar, você precisa de um fornecedor especialista em migração de sistema para que tudo ocorra de forma tranquila!

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Depois dessas dicas vai ser mais fácil escolher o sistema perfeito para a sua academia ou studio! Lembre-se: se você decidiu abrir seu próprio negócio é porque você quer ver ele crescendo, e não falindo, certo? Analise direitinho para o barato não sair caro…