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O que é a gestão de studio de pilates e por que ela é tão importante?
Mas antes de partir para as dicas práticas, é importante conhecer a real necessidade de investir em uma gestão de studio de pilates profissional e completa. Dessa forma, mais do que aplicar os conceitos, você consegue perceber e tomar decisões intencionais para buscar o que realmente precisa.
Isso porque, na prática, a gestão de studio de pilates vai além do controle financeiro, organização das agendas e aulas e pagamento dos profissionais. Também é preciso acompanhar indicadores, planejar estratégias de atração e retenção de alunos e garantir o mínimo de riscos possíveis para a operação.
E é aqui que entra a tecnologia! Ela pode ser sua principal aliada para centralizar informações, garantir clareza na visibilidade da situação atual do seu negócio e gerar relatórios com insights para a tomada de decisão.
Todo esse processo é o que garante o sucesso do seu studio, a partir da saúde financeira, atendimento de qualidade, previsibilidade de receita e resultados consistentes ao longo do tempo.
Principais desafios na administração de um negócio de pilates
Mas como nem tudo são flores, ao longo do processo de gestão de studio de pilates, é comum que você encontre desafios ou obstáculos que precisa enfrentar para garantir o acompanhamento do negócio. Os principais são:
- Equilíbrio do fluxo de caixa, principalmente por conta dos cancelamentos, da inadimplência e da sazonalidade, que pode dificultar a previsibilidade de receita.
- Controle de agenda, com diferentes aulas, horários, professores, cancelamentos, fila de espera, remarcações e reposições.
- Fidelização de alunos, em um mercado cada vez mais competitivo e exigente.
- Precificação correta dos serviços, garantindo a competitividade e, ao mesmo tempo, a lucratividade.
- Acompanhamento dos indicadores de forma clara e confiável, para identificar e mitigar riscos e planejar investimentos de forma estratégica.
A boa notícia é que todos esses desafios podem ser minimizados com um processo de gestão de studio de pilates profissional e completo, com ajuda de um sistema. E, agora, temos tudo o que precisamos para começar a detalhar as dicas práticas de como fazer isso!
A importância da precificação correta para aulas e pacotes
Uma das formas de garantir uma reserva financeira para momentos complexos é a precificação correta. No entanto, como trouxemos no início deste artigo, esse ainda pode ser um desafio para boa parte dos empreendedores.
Apesar de ser fundamental comparar os seus preços com o do mercado, a precificação correta precisa considerar algumas particularidades do studio, para garantir a rentabilidade do negócio. Nesse sentido, estamos falando de custos fixos e variáveis, qualificação dos profissionais, personalização dos serviços, diferenciação da estrutura e posicionamento de marca, por exemplo.
Com esses pontos em mente, é possível criar diferentes pacotes e planos, pensando na fidelização dos alunos, para tornar os valores mais acessíveis em troca de contratos mais longos, que oferecem previsibilidade de receita.
Tudo isso vai ajudar a posicionar seu studio no mercado, garantir a receita necessária para cobrir os custos e ainda reinvestir no crescimento do negócio, contribuindo com um crescimento sustentável.
Como calcular o custo da hora-aula no seu studio
Ainda falando sobre precificação, algumas dicas para calcular o custo da hora do serviço oferecido no seu studio são:
- Levantar todos os custos mensais da empresa – desde aluguel, folha de pagamento, impostos, água, luz, internet, sistema de gestão, marketing, entre outros.
- Planejar quantas horas podem ser oferecidas durante o mês, considerando a capacidade de agenda, horários disponíveis, férias, folgas e faltas dos profissionais e alunos.
- Dividir a soma dos custos mensais pelas horas divididas. Essa pode ser uma boa base para definir os preços que pagam todas as contas e ainda começam a gerar lucro.
- Incluir a margem de lucro desejada de acordo com o posicionamento, exclusividade e diferenciais oferecidos.
- Acompanhar a adesão e fazer ajustes sempre que necessário. Também é possível criar planos, pacotes e promoções para impulsionar a conversão de alunos.
Inadimplência: como cobrar alunos de pilates sem gerar desconforto
Assim como a precificação, o controle da inadimplência também é um dos principais desafios da gestão de studio de pilates. Quando você não conta com um sistema, é preciso conduzir as cobranças de forma pessoal, com muito cuidado e respeito, mantendo o bom relacionamento com o aluno.
No entanto, um sistema completo e profissional de gestão de studio de pilates pode fazer isso por você, com notificações automáticas, comunicação transparente e um processo conveniente para o aluno e para a empresa. Dessa forma, cobrar o pagamento faz parte da rotina de forma natural e estratégica, sem prejudicar o relacionamento com os clientes.
Venda de planos recorrentes: a chave para o fluxo de caixa previsível
Conforme trouxemos no tópico sobre precificação, oferecer planos e pacotes recorrentes, além de tornar o valor mais acessível em troca de um contrato mais longo, ainda contribui com os índices de fidelização dos alunos, que têm os planos renovados automaticamente e garantem a disponibilidade do serviço por mais tempo, sem terem que se preocupar em escolher fazer a renovação a cada mês.
Para a gestão de studio de pilates, as vendas recorrentes permitem garantir uma receita mensal constante e previsível, o que contribui para o planejamento de investimentos, organização de orçamento e tomada de decisão com muito mais segurança.
A experiência do aluno como diferencial competitivo no pilates
Ao longo deste artigo, trouxemos uma série de dicas sobre como precificar, fazer a gestão do fluxo de caixa, organizar os orçamentos e investimentos, acompanhar e fidelizar os alunos. Tudo isso tem seu valor, mas cada vez mais, a tendência é que as pessoas escolham confiar e permanecer em um studio considerando a experiência como principal diferencial competitivo.
E isso envolve todos os pontos de contato do aluno com o studio – desde a busca pelos serviços no site ou redes sociais, até a manutenção da energia e engajamento nas aulas, acompanhando e celebrando os resultados a cada treino.
O atendimento ágil, personalizado e conveniente conta muito. E a organização, segurança, sensação de pertencimento e de evolução agregam valor à medida que os alunos permanecem no estabelecimento.
E, se você acompanha o Blog da Tecnofit sabe que sempre reforçamos a importância da retenção dos profissionais como parte fundamental da experiência dos clientes. São eles que vão orientar, corrigir, direcionar, acompanhar e celebrar as conquistas, potencializando uma experiência completa, positiva e eficiente todos os dias.
O impacto de plataformas corporativas no seu negócio
Falando em tendências na experiências, não podemos deixar de citar a importância de uma gestão de studio de pilates preparada para receber alunos de plataformas de benefícios corporativos, como o Wellhub (atual Gympass), TotalPass e ClassPass.
À medida que essas soluções crescem, é interessante avaliar como elas podem fazer parte da estratégia do seu studio, seja para aumentar a visibilidade dos alunos, reduzir custos com marketing ou ocupar horários com menor demanda.
No entanto, antes de concretizar a parceria, vale a pena estudar as condições comerciais de cada uma e o impacto do repasse comparado com a sua precificação atual – com a certeza de que essas soluções não vão prejudicar a gestão de fluxo de caixa.
De qualquer forma, é fundamental garantir uma experiência positiva para que esses alunos não queiram apenas testar um novo local de treino, mas escolham ficar, contribuindo com resultados positivos para os objetivos individuais e para a gestão de studio de pilates.
Vale a pena aceitar Gympass, TotalPass e ClassPass no pilates?
Conforme trouxemos logo acima, a parceria com plataformas de benefícios corporativos, como Gympass, TotalPass e ClassPass, oferece diversas vantagens em relação à visibilidade, economia e eficiência operacional, além da oportunidade de fidelizar alunos que chegam por meio dessas soluções.
Mas é preciso avaliar os repasses, de acordo com todas as variáveis estudadas para a precificação. Dependendo do tamanho do studio, também é importante estudar a disponibilidade de vagas para alunos dessas plataformas, preservando a capacidade destinada aos alunos tradicionais, que devem gerar uma receita maior para o studio.
Seja qual for a sua decisão, uma coisa que não muda é a importância de acompanhar os resultados, integrando essas plataformas ao sistema de gestão de studio de pilates. Dessa forma, é possível acompanhar os resultados, identificar oportunidades e riscos, e tomar decisões assertivas em relação à parceira.
Gestão operacional: otimizando o dia a dia do studio
Conforme detalhamos ao longo deste artigo, a gestão de studio de pilates demanda organização, centralização e acompanhamento de uma série de processos operacionais. E a boa notícia é que todos eles podem ser otimizados com ajuda da tecnologia!
Otimizar a operação envolve padronizar e automatizar uma série de atividades, como agendamento de aulas, controle de presença e comunicação com os alunos e professores. Além de todos os processos financeiros – contratos, pagamentos, cobranças e investimentos.
É possível ver o impacto da otimização na performance da equipe, seja por meio do ganho de produtividade ou da redução de erros. Mas a melhor parte de tudo isso é que o time ganha muito mais tempo para investir no que realmente importa: a experiência e a relação com os alunos – contribuindo diretamente com a fidelização e com o sucesso do negócio.
Controle de presença e reposição de aulas de forma inteligente
Por meio da tecnologia e de soluções, como um aplicativo de treino, o controle de presença, agendamento e reposição de aulas pode ser feito de forma automática e conveniente, pelos próprios alunos. Isso torna a experiência muito mais ágil e prática, evita erros de conflito de agenda e oferece uma série de dados para a tomada de decisão em relação à disponibilidade de horários, profissionais e serviços oferecidos.
Automação de agendamentos e cancelamentos de aulas
Da mesma forma, os agendamentos e cancelamentos podem ser feitos de forma automática, centralizada e simplificada – sem a necessidade de ligar ou mandar mensagens para qualquer solicitação. Além de melhorar a experiência dos alunos, a equipe também evita perder tempo dedicado às atividades manuais e repetitivas e consegue investir na melhoria do valor agregado para os alunos.
Indicadores de desempenho essenciais para o seu studio
E já que trouxemos o acompanhamento de resultados como uma das tarefas que também pode ser otimizada por meio da tecnologia, vale a pena conhecer ou reforçar os principais dados que podem ser coletados e acompanhados por meio de indicadores e relatórios de um sistema de gestão. E que fazem todas a diferença no sucesso da gestão de studio de pilates:
- Taxa de retenção: indica a porcentagem de alunos que permanecem ativos ao longo do tempo, de acordo com o volume total de clientes. Quanto maior, melhor!
- Taxa de ocupação das aulas: reflete a eficiência da sua agenda e ajuda a identificar horários ociosos que podem ser trabalhados ou removidos do cronograma de aulas.
- Taxa de inadimplência: monitora os pagamentos atrasados que impactam o fluxo de caixa. Deve ser evitado para garantir a saúde financeira do negócio.
- Ticket médio: representa quanto cada aluno gera, em média, de receita para o seu studio. Pode ser trabalhado com vendas adicionais de planos, serviços e ações para aumentar o faturamento.
- Receita recorrente mensal: indica a porcentagem da receita que vem de planos recorrentes, o que contribui com a previsibilidade e planejamento financeiro.
Migrando das planilhas para a tecnologia de forma segura
Agora que você já conhece dicas importantes sobre como otimizar a gestão de studio de pilates por meio de um sistema, pode estar se perguntando: “ok, qual é o próximo passo?”. Principalmente se a sua gestão foi feita de forma manual até agora, é preciso fazer a migração de forma cuidadosa e segura para garantir a continuidade da operação e a segurança dos dados da empresa e dos seus alunos.
Para isso, temos um time de especialistas na Tecnofit que apoiam em todos o processo de implementação ou troca de sistema. De forma processualizada, importamos todos os dados e processos, garantindo a adaptação da equipe e da operação do negócio de forma gradativa e cuidadosa.
No final, mais do que trocar uma planilha por um sistema, você dará um passo fundamental no crescimento do seu studio, com muito mais controle, segurança, produtividade e eficiência.
Aplicativo do aluno: autonomia e profissionalismo na palma da mão
Conforme abordamos anteriormente, o aplicativo de treino para um aluno de studio de pilates oferece muito mais conveniência e agilidade na experiência dos seus clientes. Por meio dessa plataforma é possível consultar horários, agendar ou cancelar aulas, acompanhar pagamentos, receber notificações, enviar feedbacks, acompanhar o histórico das aulas e muito mais.
E, com um aplicativo integrado ao sistema, todas essas informações são transformadas em relatórios com indicadores estratégicos para acompanhar e melhorar o serviço oferecido.
Como o sistema Tecnofit transforma a rotina do seu negócio
O sistema Tecnofit oferece todas as funcionalidades detalhadas aqui neste artigo como benefícios para a gestão de studio de pilates – desde a centralização de processos e controle de alunos, gerenciamento das finanças, organização da equipe e aplicativo para alunos, garantindo uma visão muito mais completa sobre a rotina da operação do negócio.
Mas além de acompanhar o dia a dia de um studio de pilates, o sistema Tecnofit te ajuda a olhar para o futuro e projetar o crescimento da sua empresa, identificando oportunidades, riscos e desenvolvendo estratégias para aumentar a lucratividade da sua empresa.
Conte com a gente para impulsionar a experiência dos seus alunos e os resultados do seu negócio! Acesse o nosso site para saber mais e entre em contato em caso de dúvidas. Esperamos você.
