Certamente você já ouviu falar no ditado “a primeira impressão é a que fica”. E quando falamos no espaço físico, a recepção da academia é responsável por fazer com que a experiência do aluno seja diferenciada desde o momento da sua chegada.
A recepção da academia é o portal de acesso dos clientes e visitantes que estão à procura de um novo lugar para se exercitar, onde eles possam se sentir seguros para conquistar todos os seus objetos fitness, de saúde e bem-estar. Sendo assim, uma academia bem planejada, funcional e esteticamente agradável contribui com a percepção dos potenciais clientes e, consequentemente, com o volume de novos contratos e vendas do seu estabelecimento.
Para você ter certeza de causar uma primeira impressão verdadeiramente positiva em quem visita o espaço, nós elencamos os principais aspectos para transformar a recepção da sua academia em um habilitador da imagem da marca, além de apontar dicas adicionais para impulsionar suas vendas. Acompanhe para saber mais!
O que faz a recepção da academia?
A recepção da academia não é apenas um local apropriado para receber clientes e visitantes. Ela é o cartão de visitas da sua marca, e como tal, deve refletir a qualidade do serviço e o cuidado que você transmite aos alunos.
A recepção e os profissionais que nela trabalham são responsáveis por garantir ao cliente o acesso a toda a estrutura de que ele irá dispor, bem como o colocar em contato com a filosofia do local, onde deve constar o zelo e a responsabilidade com a saúde e o bem-estar de cada aluno.
Quais são as principais atribuições de quem trabalha como recepcionista?
É na recepção da academia que se iniciam e se concluem os processos de fechamento de contrato. Por isso, é fundamental contar com profissionais capacitados, que tenham propriedade ao falar das vantagens da sua marca, dominem a grade horária, valores de planos e demais detalhes relacionados aos serviços.
Além disso, os profissionais que trabalham na recepção da academia devem ter conhecimento e experiências relacionadas à atividade física e principais equipamentos usados durante os exercícios, para que possam explicá-los com detalhes durante a apresentação dos serviços da academia.
Outras atribuições de recepcionistas de academia podem ser: fazer a cobrança de mensalidade e taxa de inscrição, informar sobre as principais políticas e regulamentos do espaço a novos clientes e aplicá-los quando necessário, registrar prazos de manutenção nos equipamentos de ginástica, agendar aulas e sessões com treinadores exclusivos, vender produtos da academia, como suplementos ou roupas esportivas, entre outras tarefas administrativas e financeiras.
Quais as principais habilidades e competências necessárias para trabalhar na recepção da academia?
Além de receber os alunos e potenciais clientes com gentileza e cordialidade, demonstrar empatia e interesse para apoiá-los com possíveis dúvidas e representar a imagem da marca, algumas habilidades e competências que garantem destaque nessa função são:
- Organização: para agendar aulas, receber pagamentos, cobrar mensalidades, avisar os alunos sobre datas importantes. O balcão e espaço físico da recepção também devem permanecer limpos e organizados, para otimizar a experiência na recepção e causar uma boa impressão nos alunos e visitantes.
- Comunicação: que significa, além de saber como se expressar da melhor forma com diferentes perfis de aluno, saber ouvir com atenção e dedicação plena, para entender as principais dúvidas e expectativas do futuro cliente, a fim de esclarecê-las com direção e clareza.
- Proatividade: muitas pessoas confundem a proatividade com fazer algo que você não é contratado para… mas, na verdade, essa habilidade tem a ver resolver problemas ou apresentar soluções de forma autônoma e antecipada. E essa pode ser um ótimo diferencial para otimizar os resultados de vendas de uma academia.
- Habilidades interpessoais: são características relacionadas à criação e manutenção de um bom relacionamento com as pessoas, gerando resultados positivos a partir dessa troca, como: empatia, clareza, cordialidade, paciência, entre outros.
Qual é o salário de um recepcionista de academia?
O valor pago a um recepcionista de academia pode variar de acordo com alguns quesitos, como a experiência, o tamanho da academia, volume de clientes, localização, especializações, entre outros.
No entanto, segundo o Glassdoor, especialista em insights profissionais, o salário médio de recepcionistas de academia no Brasil é e R$ 1.291,00 – variando de R$ 954,00 a R$ 2.000,00. As estimativas têm como base informações enviadas de forma sigilosa ao site.
Como é a recepção de uma academia moderna?
Conforme abordamos anteriormente, a estética trabalhada na academia também tem potencial para melhorar a impressão dos alunos e visitantes. E há uma série de dicas para tornar esse espaço mais moderno e cativante, refletindo todo o potencial da sua marca. Confira algumas delas:
Aposte em elementos de design e cores da sua marca
É importante que o aspecto visual da sua recepção não sobrecarregue os estímulos visuais. Uma dica é apostar em um estilo minimalista, mas se isso não tiver relação com a sua marca, busque prezar pelo equilíbrio e funcionalidade.
Outra dica é: considere que nem todos os visitantes tenham tempo disponível para conhecer a academia com detalhes, por isso, a recepção deve ser trabalhada como uma porta de entrada, e não uma barreira visual para a área de treinos. Os potenciais clientes devem poder enxergar os aparelhos e o espaço para se sentirem confiantes a respeito dele.
Organize a recepção
Outro aspecto de extrema relevância para a formação da imagem da marca na mente dos clientes é o cuidado com a organização do local, e na recepção esse fator pode ser crucial para atrair ou repelir novas visitas.
Assim como as demais partes que compõem a estrutura do estabelecimento, a recepção deve ser limpa, bem arejada, iluminada e organizada de modo a demonstrar um nível de profissionalismo compatível com os serviços prestados.
O espaço deve permitir que o fluxo de pessoas seja livre e intuitivo, dispor de cadeiras ou poltronas confortáveis para quem estiver aguardando, e os materiais do balcão e da vitrine de produtos devem estar bem sinalizados e organizados.
Outra sugestão é digitalizar os processos burocráticos da sua academia, tanto os que dizem respeito aos contratos e ao atendimento ao cliente quanto aos planos de aula de cada aluno, através de um sistema de gestão voltado para as academias. Além de agregar agilidade e praticidade à sua gestão, a diminuição considerável do volume de papel vai facilitar muito a manutenção da boa organização da recepção.
Seja instagramável
Que tal criar um espaço próprio para que os alunos postem a famosa foto “o de hoje tá pago”, garantindo mídia espontânea para o seu estabelecimento? A recepção é o local ideal para apostar no apelo da estética instagramável e ganhar divulgação gratuita e espontânea de seus alunos, potencializando as chances de atrair novos clientes.
Ofereça pontos de distração
Geralmente o ambiente de academia é preenchido por música alta, que dá ritmo e incentivo aos treinos. Visando oferecer uma boa experiência também para quem está em espera ou durante atendimento, disponha de elementos de distração relevantes para os clientes.
Pode ser algo básico, como um espaço para tomar café e chá, ou uma televisão transmitindo eventos e documentários com temática fitness, e com conteúdo que faça referência à própria academia, anunciando promoções, informações sobre grade horária ou dicas dos próprios instrutores sobre treino e saúde.
A depender do perfil de público que frequenta o local, considere dispor de um espaço kids monitorado, para que os pais possam treinar com mais tranquilidade e segurança.
Mantenha sua equipe treinada
Para além dos recursos dispostos no espaço e do design do acabamento – que dão o tom da recepção – uma equipe de profissionais bem preparados é crucial para melhor aproveitar o espírito criado pelo ambiente, complementado por um atendimento acolhedor e personalizado.
Alinhe a equipe para manter uma conduta coesa, baseada em estratégias de vendas como o overdelivery, técnica que preconiza entregar mais do que o esperado ao consumidor, agregando valor para gerar satisfação. Isso significa ir um passo além para encantar o cliente, criando uma experiência melhor que a dos concorrentes e ocupando lugar de referência.
Ofereça um tour guiado
Parte estratégica das funções de uma equipe de alto nível é contar com um profissional sempre disponível para guiar os visitantes por um tour bem direcionado pelas instalações.
Esse guia deve estar pronto para explicar cada detalhe a respeito da academia, ter conhecimento pleno das aulas e demais serviços prestados, bem como seus horários e custos de aplicação.
Supondo a necessidade da disponibilidade constante deste guia, é fundamental que cada membro da equipe seja capaz de oferecer esse tour satisfatoriamente, focando nas necessidades do cliente.
Recepção de academia: o que fazer para vender mais?
Agora que já tratamos dos principais pontos para montar uma recepção moderna, efetiva e apta para proporcionar a seus clientes uma experiência única, vamos entender como melhor utilizar esses recursos para uma das mais importantes missões: aumentar suas vendas.
Capriche na primeira impressão
Nesse tópico, o design do local e a organização são as chaves do sucesso. Diariamente, confira se tudo está devidamente de acordo com o padrão que você deseja demonstrar aos seus clientes. Além disso, reforce com sua equipe para que os cuidados com limpeza e a boa disposição dos materiais, da mesa do café e demais itens sejam observados com rigor.
Esteja presente nas redes sociais
Se os seus clientes estão nas redes sociais, por que não vender seus planos nestes canais também? Ao montar um perfil no Instagram e criar um Linktree, você pode incluir um link de vendas que direciona diretamente para a página de cadastro, tornando a experiência de compra mais ágil para o aluno e interessante para a sua recepção.
Clientes Tecnofit têm acesso a um link de vendas personalizado, que pode ser editado com as cores e demais elementos da identidade visual da academia. Certamente, um apelo visual a mais para encantar os clientes e deixá-los mais seguros ao contratar um plano de aulas.
Ofereça atendimento humanizado
Certifique-se de que sua equipe entrega um atendimento de ponta, humanizado e acolhedor, praticando escuta ativa e procurando estar sempre disposto a solucionar qualquer dúvida do cliente.
De preferência, os recepcionistas devem ter prática em identificar de antemão qual serviço ou produto melhor atende às necessidades do cliente em questão, para potencializar as chances de conseguir uma venda ou fechar contrato.
Converta visitantes espontâneos
É comum a academia disponibilizar visitas agendadas e aulas experimentais para conquistar clientes, e tal recurso geralmente é bem aproveitado, pois o cliente está disposto a fechar negócio.
Porém, um volume muito maior de visitas ao espaço são aquelas espontâneas, onde o cliente aparece sem nenhum aviso prévio. É preciso aproveitar adequadamente esse tipo de visitante, pois é possível que não haja uma segunda chance para impressioná-lo e convertê-lo em aluno.
Os seus colaboradores devem estar aptos a lidar com as objeções e desculpas que frequentemente são apresentadas por esses visitantes para evitar fechar contrato. Nesse ponto, é válido utilizar todo método de persuasão disponível e empregar gatilhos mentais adequadamente.
É importante focar os esforços em criar um vínculo com a pessoa, para garantir a possibilidade de um contato futuro e um possível agendamento para uma segunda conversa.
Com a ajuda de um sistema de gestão como o Tecnofit Gym é possível cadastrar esses visitantes espontâneos e então ir “guiando” essas pessoas pela jornada de compra. Para isso, é possível criar regras automatizadas e enviar mensagens para incentivar aquele potencial cliente a fechar um plano em sua academia.
Não invista tempo em leads frios
Um lead frio é aquele visitante que já demonstrou chances baixíssimas ou nulas de fechar contrato ou efetuar uma compra, ao declarar, por exemplo, a falta de vontade – ou de necessidade – de obter o produto ou serviço, ou limitação financeira.
Apesar de manter o tratamento cordial, é importante que os recepcionistas tenham sensibilidade para ler tais condições e evitar perder tempo insistindo em uma venda para esse cliente em questão.
O tempo dos seus profissionais é valioso, e deve ser empregado para melhor atender aquele visitante que manifestou possibilidades mais concretas de fechar contrato ou fazer uma compra.
Fique de olho na frequência
De forma regular, você como gestor e a sua recepção devem ficar atentos à frequência dos alunos, afinal, faltas espaçadas são normais uma vez que todos têm algum imprevisto ao longo da vida.
Porém, quando as faltas começam a aumentar e se tornar mais frequentes, é hora de entrar em ação para evitar um cancelamento. Neste caso, é possível usar técnicas de CRM para se comunicar com o aluno com foco em tentar entender o que pode estar acontecendo.
Com a ajuda do Tecnofit Gym é possível estabelecer regras de envio automáticas e enviar mensagens que estimulem o aluno a voltar a treinar.
Treinamentos em técnicas de vendas
Se você acompanha o Blog da Tecnofit sabe que sempre incentivamos que, além da contratação de profissionais especializados na função em que vão atuar, os empreendedores fitness invistam em treinamentos constantes para potencializar as habilidades desses colaboradores.
No caso da recepção da academia não pode ser diferente! É fundamental que os profissionais sejam submetidos a capacitações com foco na conversão – para que, além de atender com empatia e cordialidade, ajudem a aumentar o volume de vendas. Entre as principais técnicas a serem treinadas, podemos citar:
- Condução estratégica: a criação de um roteiro inteligente para vendedores que contempla perguntas específicas para entender o que o cliente precisa e, em seguida, mostrar como o produto ou serviço pode contribuir com a sua necessidade.
- Facilidade de adaptação: envolve a mudança de abordagens de venda de acordo com o perfil do cliente e encaminhamento da conversa.
- Redução de objeções: maneiras de lidar com preocupações dos potenciais clientes de forma persuasiva, ao mesmo tempo que demonstra interesse e empatia.
- Aumento da taxa de conversão: consiste em diferentes técnicas e abordagens com foco na conversão.
Conhecimento sobre as aulas e serviços oferecidos
Mais do que conhecer, é muito comum que os recepcionistas das academias sejam convidados a treinar no estabelecimento para conhecerem, na prática, como funcionam cada um dos serviços e aulas oferecidos e possam oferecer informações precisas – e até mesmo opiniões pessoais que aproximem a relação – aos clientes potenciais.
Divulgação de promoções na recepção
Na hora da conversão é fundamental que os recepcionistas estejam com o discurso afiado para entender a necessidade do potencial aluno e quebrar barreiras para alcançar a conversão – de acordo com o perfil e expectativa em questão. E a divulgação de descontos e promoções especiais certamente tem impacto positivo nessa jornada.
Outra sugestão que pode contribuir com esse momento é contar com materiais promocionais à disposição do recepcionista, para entregar ao visitante que preferir tomar a decisão posteriormente, além de solicitar o contato do aluno para fazer o follow-up com outras condições especiais para torná-lo um aluno.
Crie ofertas com brindes e benefícios exclusivos
É importante que os recepcionistas tenham autonomia para maximizar a oferta de valor da academia por meio de brindes ou benefícios exclusivos no caso da contratação de determinados planos. Como o desconto para treinar em família ou a entrega de materiais personalizados na decisão pela compra de um plano mais completo, por exemplo.
Incentivar uma aula experimental para novos visitantes
A aula experimental funciona como um test-drive de um carro: é a oportunidade para que potenciais alunos possam vivenciar na prática a experiência de fazer parte da academia, seja usufruindo de equipamentos e aparelhos de musculação ou participando das aulas oferecidas pelo estabelecimento.
E essa prática tende a garantir ótimos resultados de vendas caso a experiência seja positiva. Por isso, é fundamental que os recepcionistas incentivem os visitantes a agendarem uma aula experimental, de acordo com as necessidades e expectativas apresentadas durante o primeiro atendimento.
Crie ações de follow-up para quem já fez uma aula experimental
No caso de alunos que realizaram a aula experimental e mesmo assim decidiram por dar a resposta sobre a contratação do serviço posteriormente, é importante que a recepção faça o follow-up constante, a fim de entender como foi a experiência, obter feedback, e direcionar a venda.
Abordagem ativa para novos visitantes
Mais do que estarem ali para tirar dúvidas, os recepcionistas devem trabalhar de forma ativa para transformar visitantes em alunos, respeitando a individualidade de cada um. Todas as técnicas abordadas até aqui podem fazer parte da estratégia desses profissionais, como oferecer um tour pela academia, promover descontos especiais, convidar para aulas experimentais, entre outros.
Utilização de tecnologias na recepção
Apesar de as habilidades interpessoais terem forte impacto nos resultados obtidos pelos profissionais da recepção de academias, a tecnologia pode ser usada a favor das estratégias desse público, a fim de organizar, otimizar e facilitar a gestão dos processos administrativos e financeiros – como a realização de pagamentos online, pré-cadastro de novos alunos, renovação automática de planos, entre outros.
Tudo isso, combinado a um sistema de gestão completo e personalizado, como o Tecnofit Gym, contribui para que os recepcionistas possam dedicar mais tempo ao atendimento de qualidade e às decisões estratégicas, potencializando assim os resultados do negócio.
Faça pesquisas de satisfação dos alunos na recepção
A recepção também é um dos melhores espaços para solicitar e receber o feedback dos alunos e potenciais clientes sobre todas as áreas da academia, desde o treino até as condições de infraestrutura.
Para isso, é possível criar uma pesquisa eletrônica e disponibilizar um tablet na recepção para que os alunos incluam suas percepções ou treinar os profissionais para criar um ambiente positivo e de confiança para que os alunos possam compartilhar suas críticas, elogios e sugestões.
Crie parcerias locais para oferecer benefícios aos alunos
A recepção também é o local ideal para divulgar parcerias locais que aumentem a geração de valor para os alunos. Por exemplo: se determinados clientes já frequentam um salão de beleza que tem convênio com a academia, a chance de perceber o valor agregado nesse serviço é ainda maior!
Busque fazer parcerias com comércios, serviços ou profissionais que se conectam com os valores e propósito da sua marca, para potencializar a experiência de saúde e bem-estar dos alunos.
As vantagens de um programa de indicação para os alunos
Entre os benefícios e promoções que os recepcionistas devem divulgar aos potenciais clientes está o programa de indicação, que consiste em recompensar os alunos que trouxerem novos membros para a academia, por meio de descontos e mensalidades ou brindes exclusivos.
Essa é uma excelente forma de fidelizar os alunos já existentes e conquistar novos, criando um ambiente ainda mais engajador, divertido e positivo para os membros.
Incentive ações de de cross-selling e up-selling
Outra forma de maximizar a receita da academia por meio de estratégias na recepção são as ações de cross-selling e up-selling. O primeiro conceito consiste em oferecer a “compra casada”, ou seja, identificar oportunidades de venda de serviços complementares ou adicionais, como uma aula ou plano de treino específico.
E a segunda, por sua vez, significa a venda de produtos premium durante a interação da recepção com potenciais alunos – como um plano anual ou serviço completo de musculação e aulas, por exemplo.
Como respaldar a sua recepção?
No momento de vender um plano e entregar o contrato para o aluno assinar, é comum permitir que ele faça a assinatura depois, em um momento mais oportuno.
Porém, vale lembrar que é no contrato que estão estabelecidos os termos de uso do seu espaço, além de informações úteis sobre pagamento, direitos e deveres do seu aluno, etc. Por isso, quando o contrato é assinado a sua academia fica respaldada no momento em que um plano é cancelado, por exemplo.
Para incentivar que o seu aluno assine o contrato, é possível enviar mensagens, e-mails ou notificações ou até mesmo criar um lembrete para ser mostrado na catraca. Outra opção é bloquear a entrada do aluno na academia até que ele dê aceite nos termos (essa funcionalidade está disponível dentro do sistema Tecnofit Gym para os clientes que quiserem ativá-la).
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