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Quando falamos que o mercado fitness está em constante ascensão, não estamos nos referindo apenas às modalidades oferecidas em academias tradicionais – pelo contrário, com a alta procura por treinamento personalizado, studios e escolas que oferecem aulas específicas também ganham espaço. Mas, para garantir um bom resultado, é preciso investir na gestão adequada. E, nesse cenário, um sistema para escola de dança pode fazer toda a diferença.
Sistema para escola de dança: a escolha que transforma a gestão do seu estúdio em lucro
Um bom sistema para escola de dança pode ser o segredo do sucesso do seu negócio. Isso porque, além de otimizar processos, automatizar o controle, organizar e centralizar informações e garantir muito mais tempo para que os gestores foquem no relacionamento com os alunos, a experiência do cliente também é impulsionada, com mais acessibilidade, agilidade e qualidade no atendimento e nas ferramentas necessárias para consumir determinado produto ou serviço.
Sendo assim, não seria exagero dizer que um sistema para escola de dança transforma a gestão em lucro para a sua empresa!
Por que um sistema de gestão é obrigatório, não opcional, para sua escola de dança
Alguns gestores ainda consideram fazer a gestão do negócio fitness de forma manual, principalmente quando estamos falando de um studio ou escola pequena, com poucos alunos. No entanto, à medida que a empresa cresce e torna-se competitiva, é praticamente impossível garantir uma administração adequada sem automatizar a operação.
Com mais alunos, são tratadas mais informações (as quais são cada vez mais sensíveis), os processos financeiros tornam-se mais complexos e a preocupação com os detalhes deixa de ser uma opção. Ou seja, se o foco da sua empresa é crescer, reter alunos e expandir as operações, você deve buscar um sistema para escola de dança – e para ontem!
Fim da planilha: o risco da gestão manual de alunos e finanças
Ainda em linha com a necessidade de contratação de um sistema para escola de dança, é importante ressaltar os riscos que os gestores correm ao fazer a gestão de forma manual, com planilhas, agendas ou outras ferramentas consideradas mais básicas.
Esse formato é passível de riscos de digitação, de informações desatualizadas, falta de integração e dados não confiáveis. E isso pode acarretar em mais do que uma experiência ruim para os seus clientes, mas em problemas legais da sua empresa com os órgãos governamentais.
O papel do software na redução da inadimplência e abandono (churn)
Além disso, a falta de controle sobre as mensalidades, pagamentos e taxas de matrículas pode causar a inadimplência ou abandono dos alunos. Fora que, sem uma visibilidade clara, você pode nem saber o perigo financeiro que o seu negócio pode estar passando.
Com um sistema para escola de dança, por outro lado, os processos são automatizados e os alunos podem receber lembretes e notificações para evitar que esqueçam de fazer o pagamento ou abandonem as aulas. Dessa forma, você ganha em previsibilidade e ainda cria um fluxo de comunicação constante que contribui com a fidelização.
Checklist avançado: 8 funcionalidades que o sistema para escola de dança ideal deve ter
Agora que você já sabe um pouco mais sobre a importância de um sistema para escola de dança, deve estar se perguntando: qual escolher? E, para te ajudar nessa missão, detalhamos algumas funcionalidades que não podem faltar na sua procura!
1. Gestão financeira 360º: controle de contas a pagar, receber e fluxo de caixa projetado
Para começar, uma empresa não é nada sem lucro. Por isso, o sistema para escola de dança ideal deve contar com funcionalidades completas para visibilidade e controle financeiro e administrativo. Isso envolve desde a gestão de fluxo de caixa, passando pela automatização de pagamentos e cobranças, até relatórios com insights para potenciais investimentos.
Recebimento recorrente: a solução para mensalidades e planos anuais
E já que falamos da importância de evitar a inadimplência, uma das funcionalidades mais importantes de um sistema para escola de dança é a automatização de pagamento, por meio da cobrança recorrente.
Isso garante a previsibilidade, impacta positivamente nos índices de retenção, e ainda melhora a experiência dos alunos, já que podem receber descontos progressivos à medida que aceitam contratar planos a longo prazo.
Emissão automática de boletos, pix e nota fiscal eletrônica
Além do pagamento recorrente, oferecer diferentes formatos de pagamento e automatizar a cobrança de todos eles também deve fazer parte do checklist de funcionalidades essenciais para um sistema para escola de dança. Isso proporciona maior profissionalismo e flexibilidade para os alunos, que percebe o valor agregado na gestão do negócio!
2. Otimização da grade e reservas: controle de salas, horários e turmas ilimitadas
Diferentemente de uma academia tradicional, em que, em geral, os alunos podem frequentar a hora que quiserem, no caso de uma escola de dança, é preciso agendar horários, controlar e equilibrar a grade de aulas, evitando salas muito vazias ou muito cheias, além de administrar a carga horária dos professores. E fazer isso manualmente pode gerar uma série de erros!
Sendo assim, um sistema para escola de dança que permita organizar a grade e reservas de forma simples, acessível, com boa visibilidade e facilidade para ajustes, trocas e administração da fila de espera, pode ser uma excelente pedida para o seu negócio!
3. CRM de dança: do aluno em potencial ao contrato assinado
CRM é a sigla para Customer Relationship Management (Gestão de Relacionamento com o Cliente, em português). Na prática, significa um formato de tecnologia com foco na centralização, organização e padronização do tratamento de dados dos clientes em todo o funil de vendas.
Ter um sistema para escola de dança integrado com o CRM permite impulsionar a estratégia comercial, com a alimentação e acompanhamento de informações significativas para direcionar as ações adequadas para cada objetivo!
Controle de visitantes, aulas experimentais e funil de vendas
Entre as iniciativas que podem ser beneficiadas por meio da integração do CRM com o sistema para escola de dança, destacamos o controle e comunicação com visitantes, aulas experimentais, com uma estratégia bem-definida de pós-vendas e outras ações com foco na conversão do funil de vendas, que deixa de ser intuitivo e passa a ter dados concretos para a tomada de decisão assertiva.
4. Automação de cobranças por WhatsApp e e-mail: eliminando o trabalho manual
Apesar de a negociação com os clientes ser um dos atributos mais importantes de um atendimento de qualidade, é possível contar com a tecnologia para automatizar, acelerar e padronizar cobranças, permitindo que os profissionais da sua escola de dança direcionem o foco para uma experiência diferenciada para a conversão e retenção.
Sendo assim, a cobrança automatizada também deve estar presente no checklist de funcionalidades do sistema para escola de dança escolhido!
5. Ações automáticas para alunos ativos, inativos e em risco de abandono
E, falando em automatização, por meio da tecnologia, um bom sistema para escola de dança consegue segmentar alunos e criar ações específicas para cada perfil, seja ele de alunos inativos, com risco de abandono ou potenciais clientes. Essas pessoas podem receber comunicações personalizadas, com ofertas, campanhas promocionais ou mensagens de engajamento, evitando que deixem de frequentar as aulas.
6. Experiência do aluno: o aplicativo mobile como ferramenta de fidelização
Até aqui falamos sobre as funcionalidades de um sistema para escola de dança que beneficiam prioritariamente o negócio. No entanto, essa ferramenta também pode oferecer atributos para melhorar a experiência do aluno, como um aplicativo de treino que, além de funcionalidades técnicas, ainda permite uma comunicação constante, troca de feedbacks e o fortalecimento de uma comunidade.
7. Área do aluno: acesso a boletos, agenda de aulas e histórico de frequência
E para tornar a experiência dos alunos verdadeiramente significativa, o sistema para escola de dança deve permitir acesso rápido às informações de cobrança, como boletos, notas fiscais e comprovantes; fácil agendamento e cancelamento de aulas, além de histórico de frequência; um guia com perguntas frequentes, sobre horários das aulas, modalidades e profissionais; entre outras funcionalidades! Tudo isso permite autonomia e flexibilidade para os clientes.
Comunicação eficiente: o uso de mensagens e avisos dentro do app
E, para tornar o uso do sistema para escola de dança ainda melhor, um espaço para troca de mensagens e feedbacks pode ganhar pontos importantes na escolha. Isso permite centralizar informações sobre feriados, eventos, trocas de aulas ou outros comunicados importantes, além de receber dicas dos alunos sobre como melhorar a experiência.
8. Recursos de inteligência artificial – agentes de vendas
Com todas essas funcionalidades, a ideia é que sobre tempo operacional dos seus profissionais para que possam focar em vendas e retenção de alunos. Mas isso não significa que esse processo precise ser manual!
Um sistema para escola de dança com agentes de vendas automatizados, com ajuda da inteligência artificial, pode maximizar a capacidade comercial sem aumentar os investimentos em marketing e comunicação. Mais uma funcionalidade importante para considerar na sua decisão!
A solução robusta Tecnofit: integrando o melhor do fitness à sua escola de dança
Pode parecer difícil ter todas essas funcionalidades em um único sistema para escola de dança, não é mesmo? Mas a verdade é que tudo isso (e muito mais) faz parte da plataforma de gestão completa e personalizada da Tecnofit, que reforça o conceito de webdança com sistema para escolas de dança, unindo a tecnologia à gestão profissional desse tipo de modalidade!
Por que a Tecnofit oferece mais escalabilidade que sistemas nichados
O principal diferencial da Tecnofit é que a nossa solução é, ao mesmo tempo, completa e personalizada. Isso significa que todas funcionalidades são pensadas exclusivamente no mercado fitness, mas sem deixar de oferecer escalabilidade à medida que a empresa cresce e expande suas operações. Somos a escolha certa desde pequenos estúdios até grandes redes de estabelecimentos fitness.
Gestão de contratos, comissões de professores e folha de pagamento automatizada
Além de todas as funcionalidades listadas neste artigo, o Sistema Tecnofit ainda garante a administração dos profissionais da sua escola de dança. E, se você acompanha o nosso blog, sabe a importância de reter e engajar esse público para o sucesso do negócio.
No mesmo sistema de gestão do negócio, você pode contar com a automatização de contratos, comissões, folhas de pagamento e demais processos administrativos, evitando erros e garantindo a transparência.
Como migrar de outro sistema para a Tecnofit de forma segura
Se a sua empresa já conta com um software de gestão, a equipe da Tecnofit oferece todo o suporte necessário para fazer a migração de sistemas de forma tranquila, rápida e segura. Isso garante que o histórico seja respeitado e a operação seja priorizada, sem impactar negativamente a experiência dos alunos.
Conclusão: invista em gestão e dance rumo ao crescimento sustentável da sua escola
Agora que você já sabe a importância de investir no sistema para escola de dança certo, queremos que você conheça com mais detalhes a plataforma da Tecnofit, faça todos os testes necessários e converse com a nossa equipe para comprovar as vantagens de nosso cliente!
Temos certeza que podemos contribuir com o crescimento sustentável da sua escola de dança e com uma experiência ainda melhor para os seus clientes. Vem com a gente!
