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Se você está por dentro das tendências do mercado fitness, sabe a importância e o impacto da tecnologia na operacionalização do seu negócio. Mas com tantas opções disponíveis, como escolher o melhor sistema de gestão de academias? Aqui, neste guia completo, a gente te conta todas as variáveis que precisam ser consideradas para a escolha perfeita. Vem ver!
1. O sistema de gestão tem suporte em vários canais?
Não que a gente compre um produto ou serviço esperando dar problema, mas principalmente quando o assunto é a gestão do seu negócio fitness, ter o apoio do suporte do seu sistema de gestão em qualquer hora e lugar é imprescindível. Vale dizer que essa equipe também pode estar preparada para tirar qualquer dúvida, garantindo a continuação da operação da academia, além de estar presente em emergências.
2. O melhor sistema de gestão para academias tem experiência? Atende quantos clientes?
À medida que a tecnologia evolui, vários players surgem no mercado, mas será que todos eles têm a experiência e personalização do serviço para negócios fitness? Não queremos que você sirva de “cobaia” para qualquer experimentação, por isso, é super importante verificar quais e quantas empresas o sistema de gestão já atende – e, claro, a opinião desses clientes!
Vale dizer que quanto mais experiência o fornecedor tiver, melhor! Afinal, essa bagagem vai garantir que muitos desafios do dia a dia já foram previstos e resolvidos. Além disso, o fornecedor ideal pode atuar como consultor: dando dicas, conselhos e compartilhando boas práticas de mercado.
3. Durante a apresentação do sistema, o que foi apresentado?
Para comprovarmos se a solução para gestão de academias é boa mesmo, é preciso que o fornecedor entenda as particularidades e desafios desse mercado. Então, se durante a apresentação do serviço, só te mostraram aquilo que você pediu, vale dar um passo para trás e buscar alguém que realmente compreenda sobre esse universo e queira te ajudar a prosperar!
4. Aplicativo de treino para aluno e o que mais?
Há uma série de fornecedores no mercado vendendo um aplicativo para alunos como o melhor sistema de gestão para academias. Essa funcionalidade é super importante, mas para resolver cada uma das áreas de operação do seu negócio, é preciso buscar uma empresa que tenha experiência na administração completa, desde o cadastro dos alunos, passando pela gestão financeira, até o monitoramento dos resultados dos seus clientes e campanhas de marketing e vendas, por exemplo.
5. Cuidado com os contratos de fidelidade e multas
Apesar de muitas empresas darem descontos em troca da fidelização – assim como as próprias academias fazem com planos recorrentes, por exemplo – é comum que alguns fornecedores incluam cláusulas de fidelidade e multas no contrato. No entanto, isso não pode te prender a ponto de não permitir que você possa experimentar outras ferramentas disponíveis no mercado. Por isso, além de buscar um sistema que atenda a todas as suas necessidades, avalie o que os contratos dizem sobre fidelização e multas em caso de quebra da parceria.
6. Avalie o custo-benefício das soluções
Com tantos gastos para a operacionalização do negócio, o melhor sistema de gestão de academias até pode parecer o mais barato. No entanto, é crucial avaliar o que, verdadeiramente, será entregue nesse serviço. Cuidado com a famosa “implantação grátis” e com a garantia de que, de fato, o fornecedor vai te apoiar em toda transição, configurar as integrações junto com você e treinar sua equipe.
7. Dá trabalho fazer a migração de um sistema para o outro?
Como falamos anteriormente, nada nem ninguém pode te prender a um sistema de gestão que não funciona para a sua academia. Portanto, mudar não é sempre sobre gastar mais dinheiro, mas sobre não perder mais.
A cada vez que seu sistema fica fora do ar, ou dá problemas, seu concorrente está vendendo mais matrículas. A cada dia que você pensa “não tenho tempo”, tem um aluno pensando em ir para outra academia. Por isso, se o fato de mudar traz a possibilidade de otimizar seu tempo e garantir resultados ainda melhores para o seu negócio, sugerimos que você não pense duas vezes!
8. O que o melhor sistema de gestão de academias pode fazer pela sua empresa?
Além da gestão completa, desde o controle das finanças até a administração dos seus profissionais, com comissão de vendas, é interessante avaliar as outras funcionalidades disponíveis nas soluções pesquisadas. Por exemplo: aplicativo para alunos, automatização de pagamentos e notificações, canais de comunicação com os clientes, geração de relatórios e ferramentas de vendas e marketing.
A integração do melhor sistema de gestão de academias com outras soluções já usadas pelo seu negócio, como parceiros fitness – Wellhub, Total Pass e Class Pass, por exemplo – catracas ou outros sistemas de segurança, pode ser um verdadeiro pulo do gato para o seu negócio. Com ela, você garante otimização da operação, além de economizar com vários sistemas separados.
Como escolher o melhor sistema de gestão de academias?
Todas as dicas compartilhadas anteriormente são fundamentais para uma primeira pesquisa sobre o melhor sistema de gestão de academias. Se alguma das respostas for negativa ou não fizer sentido para o seu negócio, sugerimos cortar essa possibilidade da sua lista!
Mas temos, ainda, uma série de sugestões que não podem ser esquecidas e que fazem toda a diferença no dia a dia, para que você possa considerar ao fazer a escolha ideal. Listamos abaixo algumas delas.
Quais funcionalidades o melhor sistema de gestão de academias precisa ter?
Conforme compartilhamos logo acima, há algumas funcionalidades obrigatórias para que uma plataforma possa ser reconhecida como o melhor sistema de gestão de academias. Entre elas: o cadastro de alunos, com controle de matrículas, mensaliades e planos, controle de frequência e agendamento de aulas, gestão de pagamentos e recebimentos com automatização de cobrança, notificações automáticas e comunicação com os alunos, além da geração de relatórios financeiros e operacionais que auxiliem na tomada de decisão estratégica.
No entanto, algumas outras funcionalidades certamente ganham pontos nessa escolha, como a integração com outros sistemas de parceiros, catracas e biometria, disponibilização de aplicativo de treino para alunos e instrutores, e ferramentas para otimizar seus resultados de marketing e vendas.
A dica aqui é entender exatamente o que a sua academia precisa. Dessa forma, você consegue evitar funcionalidades desnecessárias e focar naquilo que realmente vai trazer bons resultados para o seu negócio.
Qual é a importância da gestão financeira no sistema para academias?
Não seria ousado da nossa parte dizer que, sem gestão financeira, não há sucesso em nenhum tipo de negócio – ainda mais em uma academia, em que a previsibilidade de receita é tão importante para superar o impacto negativo das sazonalidades. Sendo assim, um sistema de gestão sem controle financeiro certamente não é o melhor sistema de gestão de academias.
É por meio desse controle que os gestores desse tipo de negócio vão ter uma visão clara sobre todas as entradas e saídas de recursos, poderão centralizar os dados de despesas, inadimplência e fluxo de caixa. E, dessa forma, gerar relatórios que vão ajudar na tomada de decisão estratégica, como algum investimento ou otimização de custos necessária, por exemplo.
Com a gestão financeira automatizada por meio de um sistema, os profissionais ganham tempo para focar na experiência do aluno, buscando resultados ainda melhores de satisfação e fidelização.
O sistema de gestão de academias permite o controle de matrículas e pagamentos?
Quando falamos sobre a visibilidade do negócio, saber quantos alunos frequentam a sua academia e o status de pagamento é primordial para entender um pouco mais sobre a satisfação dessas pessoas, além de evitar a inadimplência. A automatização dessas tarefas ajuda a aumentar a eficiência do atendimento e promover insights importantes para iniciativas para não deixar nenhum cliente escapar da sua academia.
O melhor sistema de gestão de academias tem integração com catracas e biometria?
Como falamos, garantir que a sua escolha ideal de sistema de gestão de academias tenha integração com outras soluções é um grande diferencial em termos de economia e segurança para você e para os seus alunos! Além disso, permite que você possa conectar dados de controle de frequência, evitando fraudes e inadimplências – dados que também contribuem para uma visão ainda mais estratégica do cenário da sua empresa.
Qual o impacto de um sistema eficiente na retenção de alunos?
Com um sistema eficiente é possível automatizar uma série de processos internos de uma academia, permitindo que os profissionais possam focar na excelência do atendimento e em uma ótima experiência para os seus alunos, o que impacta diretamente na retenção dos mesmos.
Além disso, o melhor sistema de gestão de academias deve disponibilizar uma série de ferramentas que facilitam a experiência do aluno, promovendo conveniência e conexão com a academia. Aplicativos de treino são ótimos exemplos!
E, ainda, todos os relatórios oferecidos por um sistema de gestão podem promover dados e insights importantes para que os gestores possam avaliar qualquer tipo de risco de cancelamento e atuar preventivamente com iniciativas para reverter a situação.
Conclusão: qual é o melhor sistema de gestão de academias?
Como foi possível perceber com esse artigo, o melhor sistema de gestão para academias é aquele que se encaixa perfeitamente com as necessidades do seu negócio. No entanto, não podemos concluir nossas sugestões sem uma dica de ouro. E, por isso, queremos que você conheça o Tecnofit Gym!
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