Às vezes por algum problema financeiro, outras por puro esquecimento: não é incomum que alguns alunos esqueçam de fazer o pagamento da mensalidade da academia quando não optam pelos planos recorrentes. E para que isso não traga prejuízo para a empresa, é importante programar o envio de mensagem de cobrança de mensalidade na sua academia.
Pensando nisso, trouxemos algumas orientações para que você possa planejar e automatizar o envio de mensagem de cobrança de mensalidade na sua academia.
E, de quebra, ainda sugerimos alguns exemplos de textos para aplicar nessas mensagens ou usar como referência ao adaptá-los de acordo com o perfil do seu público. Aproveite as dicas e tenha uma excelente leitura!
Como fazer cobrança de mensalidade de academia?
A primeira coisa a se considerar ao enviar uma mensagem de cobrança de mensalidade de academia é o melhor canal para esse disparo. Entre as opções, nossa principal dica é: escolha o meio de contato que você costuma se comunicar com os alunos, seja para enviar promoções, mudanças de horário e outras informações importantes.
Outra orientação é tomar cuidado com o horário de envio dessa mensagem. É fundamental que elas sejam enviadas durante os dias úteis e dentro do horário comercial.
Conheça abaixo os principais canais usados para esse tipo de mensagem:
- SMS
- Mensagem Push
- Carta de cobrança
- Notificação de aplicativo, como a plataforma de alunos da Tecnofit, por exemplo.
Como escolher a melhor forma de cobrar um cliente?
Apesar de não ser uma tarefa muito agradável, na maioria das vezes, lembre-se que você pode estar fazendo um favor para o seu aluno. Afinal, nem sempre as pessoas deixam de fazer um pagamento de propósito.
Por isso, a melhor forma para fazer essa cobrança de mensalidade é sem medo e de maneira educada, se colocando à disposição para que o pagamento seja regularizado o mais breve possível.
Como cobrar o cliente de uma forma educada?
A escolha das palavras e tom de voz correto faz toda a diferença. É importante que o aluno saiba que essa cobrança é importante para a sua empresa, e para que você possa seguir oferecendo o melhor serviço para ele.
Dessa forma, listamos abaixo algumas dicas para enviar mensagem de cobrança de mensalidade da sua academia de forma educada e eficiente.
Tenha empatia e bom senso
Ou seja, coloque-se no lugar do aluno e busque fazer a cobrança de mensalidade da forma mais agradável possível. Assim, as chances de ele regularizar o pagamento e continuar treinando na sua academia são muito maiores.
Ofereça um bom atendimento ao cliente
Demonstre disponibilidade para tirar dúvidas e apoiar o cliente com a regularização do pagamento. Lembre-se que o atendimento ao aluno acontece em todos os pontos de contato dele com a sua empresa, não apenas na hora de efetuar a matrícula.
Cuidado com as palavras usadas
Evite palavras negativas ou afirmações que possam intimidar seus clientes. Independentemente do valor devido é fundamental zelar pela imagem da sua marca e buscar ao máximo não ofender as pessoas.
Atente-se para o tom de voz
O cuidado é ainda maior em formato de mensagem de texto, já que as pessoas podem ler da forma como fizer mais sentido para elas, naquele momento. Por isso, procure trabalhar as palavras no mesmo tom de voz que usa para suas redes sociais e atendimento ao cliente. Tome cuidado com pontuações e separações das frases, para tornar o conteúdo mais claro e transparente possível.
20 exemplos de mensagem de cobrança de mensalidade de academia
Levando em conta as dicas acima sobre como enviar uma mensagem de cobrança de mensalidade de academia de forma educada e prestativa, sempre considerando a experiência do aluno em primeiro lugar, listamos abaixo diversos exemplos de frases que você pode usar como referência em diferentes contextos. Confira:
Aviso de vencimento do boleto
Além de alertar sobre a proximidade do vencimento do documento, é interessante oferecer ao aluno a solução de forma prática e rápida, como o código de barras do boleto ou a possibilidade de emissão de uma nova via, por exemplo. Vamos às dicas de frases que podem ser adicionadas a essa solução.
1. Olá, [Nome do Aluno]. Como vai? Passando aqui para te lembrar que o boleto do mês de [incluir aqui qual é o mês] logo vai vencer! Que tal fazer o pagamento e regularizar sua mensalidade? Qualquer dúvida é só chamar. Muito obrigado!
2. Oi, [Nome do Aluno]. Tudo bem por aí? Percebemos que o boleto número [incluir aqui o número do boleto] ainda não foi pago. Aconteceu alguma coisa? Caso precise que a gente reenvie o documento ou emita um novo boleto para pagamento é só chamar. Esperamos o seu retorno.
3. Caro [Nome do Aluno]. Estamos em contato para lembrá-lo sobre o vencimento do boleto da sua mensalidade. Solicitamos que regularize a situação assim que possível para evitar contratempos. Agradecemos pela atenção.
4. Olá, [Nome do Aluno]. Verificamos que o vencimento do boleto da sua mensalidade está próximo. Certifique-se de realizar o pagamento o quanto antes para garantir o acesso às nossas instalações. Muito obrigado e qualquer dúvida, por favor, nos avise.
5. Prezado [Nome do Aluno], queremos lembrá-lo sobre a proximidade da data de vencimento do boleto da mensalidade da [Nome da Academia]. Solicitamos, por gentileza, que regularize o pagamento até a data [incluir aqui o dia do vencimento] para evitar qualquer problema. Fique à vontade para nos contatar se precisar de assistência.
Mensagem de cobrança de mensalidade após vencimento
Caso a data de vencimento já tenha passado, o tom da mensagem tende a ser mais incisivo, deixando clara a urgência da situação. Mesmo assim, o respeito e educação devem ser a prioridade no contato, evitando problemas no relacionamento com o aluno. Veja alguns exemplos de mensagens para essa situação:
6. Ish, [Nome do Aluno]. Percebemos que o boleto da sua última mensalidade já venceu 🙁 para te ajudar a resolver isso, emitimos um novo documento com o código [incluir aqui o código do novo boleto]. Bora resolver isso o quanto antes para evitar qualquer problema? Se precisar de alguma ajuda é só chamar!
7. Olá, [Nome do Aluno]. Aconteceu alguma coisa? Verificamos que o prazo do boleto da sua mensalidade já passou, e não foi registrado o pagamento. Que tal regularizar a situação o quanto antes. Se precisar que a gente emita outro documento é só chamar, ok? Muito obrigado!
8. Caro [Nome do Aluno]. Como vai? Notamos que a sua mensalidade está em atraso. Por favor, regularize o pagamento o mais breve possível para evitar interrupções no seu acesso à academia. Clique aqui e solicite a emissão de um novo boleto: [incluir o link para acesso ao documento].
9. Prezado [Nome do Aluno]. Esperamos que esteja bem! Notamos que o vencimento do boleto da sua mensalidade expirou. Pedimos a gentileza de efetuar o pagamento o mais rápido possível para evitar possíveis contratempos no seu acesso à academia. Para sua conveniência, anexamos o documento atualizado para pagamento. Qualquer problema, por favor, entre em contato.
10. Oi, [Nome do Aluno]. Tudo bem por aí? Infelizmente, identificamos o atraso no pagamento do boleto da sua mensalidade. Para facilitar a regularização desse problema, em anexo você encontra o documento atualizado. Pedimos que faça o pagamento assim que possível. Obrigado!
Mensagem de cobrança de mensalidade
Outras situações que não necessariamente envolvem o pagamento via boleto também podem exigir mensagens de cobrança de mensalidade de academia personalizadas. Confira alguns exemplos:
11. E aí, [Nome do Aluno]. Tudo bem? Tá quase na hora de realizar o pagamento da sua mensalidade, viu? Não esqueça de programar na sua agenda: o vencimento é em [incluir aqui quantos dias faltam para o vencimento]. Se precisar de alguma ajuda, chama a gente!
12. Olá, [Nome do Aluno]. Essa mensagem é para te lembrar que a mensalidade do mês de [incluir aqui qual é o mês] está pendente. Pedimos que efetue o pagamento assim que possível, para regularizar seu acesso e aproveitar todos os nossos benefícios. Caso precise de alguma assistência, por favor, nos avise!
13. Prezado [Nome do Aluno]. Notamos que o pagamento da sua última mensalidade ainda não foi realizada. Para evitar contratempos, acesse este link e regularize a situação assim que possível: [incluir o link para acesso ao documento]. Agradecemos pela atenção.
14. Oi, [Nome do Aluno]. Esperamos te encontrar bem! Passando aqui para lembrá-lo sobre a mensalidade de [incluir aqui o mês do pagamento]. Solicitamos que efetue o pagamento até a data [incluir aqui a data de vencimento] para manter seu acesso regular aos nossos serviços. Estamos à disposição para esclarecer qualquer dúvida.
Mensagem de negociação
Uma boa alternativa para otimizar o pagamento de mensalidades de academia em atraso é oferecer a negociação. Para isso, lembre-se de sugerir as possibilidades disponíveis com o objetivo de facilitar a regularização. Abaixo listamos três exemplos de mensagens para esse contexto:
15. Olá, [Nome do Aluno]. Chegamos com boas notícias: que tal regularizar o pagamento da sua mensalidade para voltar a treinar com tudo? Disponibilizamos algumas opções para negociação em anexo. Dá uma olhada no que funciona para você e converse conosco para resolvermos essa situação, tá bem?
16. Oi, [Nome do Aluno]. Como vai? Entendemos que aconteceu algum problema para atrasar o pagamento da sua mensalidade, certo? Por isso, estamos abertos a negociar condições mais flexíveis para regularizar a situação. Converse conosco para saber mais. Esperamos você!
17. Caro [Nome do Aluno]. Imprevistos acontecem, não é mesmo? Mas para evitar o impacto do seu pagamento de mensalidades da [Nome da Academia], estamos dispostos a encontrar uma solução que atenda às suas necessidades financeiras. Pedimos a gentileza de entrar em contato para discutirmos alternativas para pagamento ou ajustes das mensalidades pendentes. Agradecemos pela atenção.
Mensagem de verificação do pagamento
Outra forma de evitar prejuízos com a ausência do pagamento da mensalidade de academias é enviar mensagens para que o aluno verifique a situação antes de cobrá-lo. Pode ser que tenha acontecido algum problema na hora de realizar a transação ou nas instituições bancárias em questão, por exemplo. Por isso, as mensagens podem alertar o cliente sobre a situação e ajudá-lo a resolver o problema. Confira algumas sugestões de frases para esse caso:
18. Olá, [Nome do Aluno]. Tudo bem por aí? Olha, o pagamento da sua última mensalidade ainda não foi registrado aqui no nosso sistema. Que tal dar uma olhada nas suas transações e verificar se está tudo certo? Qualquer problema, por favor, nos avise! A gente agradece pela atenção.
19. Caro [Nome do Aluno], queremos garantir que o pagamento da sua mensalidade tenha sido processado corretamente. Após verificar, por favor, nos avise. E, em caso de dúvidas, entre em contato para que possamos ajudá-lo. Muito obrigado.
20. Oi, [Nome do Aluno]. Como está? Estamos entrando em contato para que você possa verificar o status do pagamento da sua última mensalidade. Caso já tenha realizado a transação, pedimos que desconsidere essa mensagem. E, se realmente houver alguma pendência, por gentileza, entre em contato conosco para regularizar a situação.
Como otimizar a cobrança de mensalidade de academia?
Além das mensagens de cobrança de mensalidade de academia, existem algumas outras formas de otimizar esse processo para facilitar a reação do cliente e evitar problemas no fluxo de caixa da sua empresa. Abaixo listamos algumas dicas! Avalie e inclua as que fizerem mais sentido no seu planejamento financeiro:
Facilite o pagamento na hora da cobrança de mensalidade
Seja com a emissão de um novo boleto, envio da linha digitável ou disponibilização dos dados bancários, por exemplo, facilitar o pagamento na hora da cobrança contribui para a agilidade e eficiência da regularização, já que o cliente terá todos os dados em mãos para fazer o pagamento.
Se necessário, negocie a dívida com o cliente
Caso a falta de pagamento seja gerada por algum imprevisto financeiro do seu aluno, uma boa tática para garantir ao menos uma parte da cobrança é negociar a dívida. É muito provável que essa prática seja vista com bons olhos pelos clientes, o que contribui com o relacionamento entre eles e a empresa.
Automatize suas mensagens de cobrança de mensalidade
Para que você não precise se preocupar em enviar mensagem de cobrança de mensalidade na sua academia todos os meses de forma manual, uma boa dica é automatizar esse disparo de acordo com a data de vencimento da mensalidade dos alunos.
Para isso, é interessante contar com um sistema de gestão de pagamentos, como o da Tecnofit. Seja qual for o plano ou o método de pagamento escolhido, o sistema dispara as cobranças para todos os alunos matriculados.
Você também pode personalizar a mensagem para cada momento de cobrança: antes, no dia ou depois do vencimento do pagamento, por exemplo.
Ao mesmo tempo que o Sistema ajuda a manter o fluxo de caixa da empresa em dia, contribui para que os alunos tenham uma clara visão dos pagamentos para que consigam se programar com facilidade para realizar o pagamento da mensalidade da academia.
Neutralize o tom das mensagens encaminhadas
Busque padronizar e manter um tom neutro e profissional nas mensagens de cobrança de mensalidade de academia. Mas lembre-se: isso não significa que você precisa ser duro ou severo – muito pelo contrário!
Quanto mais leve e assertiva for a sua mensagem, maiores as chances de conexão com o cliente – e maiores as chances de regularizar o problema de pagamento. Além disso, neutralizar o tom da mensagem vai ajudar a evitar mal-entendidos e manter um relacionamento saudável com os alunos.
Não tenha medo de cobrar seus clientes
Como começamos este artigo, é importante relembrar que é muito provável que a mensagem de cobrança de mensalidade de academia possa ajudar os alunos a resolver a questão do pagamento.
Além disso, trata-se de um processo comum em empresas de qualquer setor, o qual deve ser realizado para proteger a saúde financeira do negócio. Então a dica é: faça sem medo!
Conclusão
Agora que você já sabe a importância do envio de mensagem de cobrança de mensalidade na sua academia e a melhor forma de fazer esse disparo, queremos te convidar para conhecer um pouco mais sobre o Sistema Tecnofit.
Saiba como podemos contribuir com a antecipação das mensagens para os alunos ou regularização dos pagamentos, evitando furos no seu fluxo de caixa. É só fazer o teste agora mesmo!
