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O que é gestão financeira academia?
A gestão financeira academia é o conjunto de procedimentos administrativos que estão ligados à análise, controle e planejamento de tudo que envolve as finanças de uma empresa do segmento fitness. Esta área é responsável por analisar métricas e criar estratégias que vão ajudar a economizar e investir o dinheiro que entra no seu negócio.
Esse processo é composto por uma série de técnicas, regras, medidas e políticas com o objetivo de manter a saúde financeira de uma empresa e aumentar a lucratividade. A gestão consiste em análises, planejamentos e diferentes estratégias com foco na administração correta dos recursos e tomada de decisão eficiente em relação a eles.
A importância da gestão financeira para academias
A gestão financeira academia é um caminho obrigatório para o sucesso da empresa. Sem uma gestão eficiente, é impossível ter clareza sobre o cenário financeiro do estabelecimento, o que pode causar uma série de impactos negativos, como a falta de recebimento, pagamento, multas e muito mais.
Uma academia com saúde financeira é uma empresa que está com as contas em dia, sem dívidas e com o fluxo de caixa em ordem. Para medir a saúde financeira são analisadas métricas como liquidez, rentabilidade e correlação de custos com a receita.
Sua academia pode ser comparada ao corpo humano: um corpo saudável é um corpo em equilíbrio, uma empresa com saúde financeira é uma empresa sem risco de falir. Manter a saúde financeira da sua empresa é fundamental para não cometer erros durante a gestão das finanças.
Conceitos fundamentais de gestão financeira academia
Faturamento vs receita: entenda a diferença
Faturamento é o total de vendas realizadas em um período, seja em um dia, semana ou mês, independente de quando a empresa receberá o valor total da compra.
Por exemplo, você fechou um plano de R$ 1.500,00/ano parcelado em 5 vezes, com o primeiro pagamento para o dia da assinatura do contrato. Seu faturamento será de R$ 1.500,00 neste mês, mesmo que o valor total não entre em caixa neste momento.
Receita é todo o valor recebido dentro de um período. Ou seja, a parcela que citei no exemplo acima seria a receita, enquanto o valor total da venda seria o faturamento.
O que é lucro e como calcular
Lucro é o retorno positivo de investimento. Ou seja, é tudo o que “sobra” após todos os pagamentos serem realizados.
Para calcular seu lucro, você precisa saber o valor exato que é gasto na sua academia para subtraí-lo do valor recebido no mês. O correto é sempre haver lucro na empresa, caso isso não aconteça, você está tendo prejuízo.
Ticket médio
O ticket médio mostrará quanto em média seus clientes estão pagando pelo seu serviço. Com base nesse valor, você conseguirá criar estratégias para aumentar seu preço, aumentando automaticamente seu faturamento e receita.
Se quiser se aprofundar no assunto, temos um podcast inteiro somente sobre como aumentar o Ticket Médio para boxes de CrossFit.
4 Dicas essenciais para gestão financeira academia
1. Mantenha a saúde financeira da sua academia
Para medir a saúde financeira são analisadas métricas como liquidez, rentabilidade e correlação de custos com a receita. Ao analisar essas métricas, que podem ser visualizadas em números, você consegue entender qual caminho seguir. Isso é, saber onde investir, quanto investir e se realmente vale a pena gastar com novos produtos, por exemplo, ou manter o estoque atual.
2. Saiba quanto custa sua academia
Muitos proprietários de academia não sabem quanto custa a própria empresa. Esse é um dos erros mais comuns, por incrível que pareça.
Conhecer bem as finanças da sua empresa te ajuda a entender o real valor dela para o mercado, principalmente, caso pretenda receber investimentos.
Para calcular o valor patrimonial da sua empresa, você precisa usar a seguinte fórmula:
TODOS OS BENS OFERECIDOS + TODOS OS SERVIÇOS OFERECIDOS
3. A folha de pagamento precisa fechar
Manter um quadro de funcionários qualificados e de bom rendimento é o ideal para qualquer negócio dar certo, ainda mais uma academia. Mas isso não significa que você pode fazer contratações novas todas as vezes que desejar ou que surgir um grande talento em busca de oportunidade.
As contratações custam dinheiro e os custos com a folha de pagamento precisam ser planejados de acordo com as finanças da sua empresa. É necessário fazer análises constantes das reservas da empresa e buscar criar um planejamento financeiro para novas contratações.
4. Use um software para gestão das finanças
Hoje em dia a inteligência artificial é uma das maiores aliadas para fazer análise de dados financeiros com segurança e sem erros que os seres humanos podem cometer.
Por meio de inteligência artificial e machine learning, a automação financeira controla várias operações do departamento financeiro ao mesmo tempo. Contar com um parceiro especializado para cuidar das rotinas financeiras pode representar uma enorme liberação de tempo e energia para as atividades mais estratégicas.
Áreas essenciais da gestão financeira academia
Controle de fluxo de caixa
Consiste na administração de toda a movimentação de entradas e saídas de dinheiro do caixa do seu negócio, ou seja, tudo que sua empresa recebe e paga. Para garantir um bom controle de fluxo de caixa, é fundamental manter um registro detalhado de ganhos e gastos.
Planejamento financeiro
Essa etapa é fundamental para garantir o crescimento sustentável da empresa. Para realizar um planejamento financeiro de uma empresa fitness é preciso listar todos os objetivos de negócio, entender o mercado e concorrentes, as necessidades do público-alvo, quais são os potenciais investimentos e orçamento disponível, a previsibilidade de receita de acordo com os serviços, planos e preços, entre outras variáveis.
Contabilidade
A função da contabilidade é fazer o acompanhamento do desempenho econômico do negócio. A diferença entre a contabilidade e acompanhar o fluxo caixa, por exemplo, é que a análise contábil considera os ativos, passivos e desenvolvimento de patrimônio da empresa.
Gestão de clientes
Um fator importante para a saúde financeira de um negócio é a gestão da carteira de clientes, já que os alunos são a principal fonte de renda de uma empresa fitness. Segundo Philip Kotler, manter um cliente é de 5 a 7 vezes mais vantajoso do que conquistar um novo.
Outro fator essencial nesse processo é a estratégia de pós-venda. Depois de fechar negócio, a relação com o seu cliente não acaba. Pelo contrário: é exatamente nesse momento que é importante trabalhar as estratégias para fidelizá-lo. Para isso, você pode implementar programas de fidelidade, disponibilizar descontos exclusivos, entre outras ações que o aproximam da sua marca e aumentam o nível de satisfação do cliente.
O que é dre e sua importância na gestão financeira academia
Definição de dre
A DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) é um relatório contábil que descreve operações financeiras, formando o resultado líquido da sua empresa, ou seja, qual foi o lucro do seu negócio ou de quanto foi o prejuízo dele.
Esse é um dos indicadores mais importantes de acompanhar, pois ele vai medir a saúde do seu negócio e dar embasamento para tomar as melhores decisões sobre os rumos da sua empresa. A empresa é lucrativa ou dá prejuízo? Será que é preciso fazer um empréstimo para manter as operações ou os resultados estão tão bons que você pode pensar em uma expansão? A DRE vai responder essas perguntas com muita precisão e clareza.
Informações que devem constar na dre
De acordo com a Lei das Sociedades por Ações (Lei nº 6.404/1976), a DRE deve ser apresentada dentro de uma estrutura que contenha as seguintes informações:
- Receita bruta de vendas e serviços, deduções de vendas, abatimentos e impostos
- Receita líquida de vendas e serviços, o custo de mercadorias e serviços vendidos, e seu lucro bruto
- Despesas com vendas, despesas financeiras deduzidas das receitas, despesas gerais e administrativas, e outras despesas operacionais
- O lucro ou prejuízo operacional
- O resultado do exercício antes do Imposto sobre a Renda e a provisão para o imposto
- As participações de debêntures, empregados, administradores e partes beneficiárias
- O lucro ou prejuízo líquido do exercício e o seu montante por ação do capital social
Uma DRE com bons resultados pode abrir oportunidades para receber investimentos e facilitar muito a tomada de crédito junto a bancos e instituições financeiras privadas e públicas.
Principais desafios na gestão financeira academia
Dificuldade em prever receitas e despesas sazonais
Quem trabalha com negócios fitness conhece o impacto que a sazonalidade tem sob o setor. Em geral, os últimos e primeiros anos do ano são excelentes; enquanto, no inverno e por vários outros motivos, os alunos podem deixar de treinar. Um dos grandes desafios da gestão financeira academia é justamente a previsibilidade de receitas e despesas em um cenário tão instável.
Para isso, algumas estratégias como promoções, plano recorrente e clube de fidelidade, ajudam a melhorar os índices de fidelização – e, por consequência, a visão de receitas e despesas a médio e longo prazo.
Gestão ineficiente da inadimplência
Não contar com uma operação estruturada e automatizada para controlar os pagamentos e recebimentos de um negócio fitness também impacta na gestão financeira, facilitando a inadimplência – ou seja, quando os alunos deixam de pagar pelo serviço utilizado.
Além de impactar negativamente na visão financeira do negócio, comprometendo compromissos e obrigações da empresa, a inadimplência pode significar uma experiência negativa dos alunos.
Controle de custos operacionais e folha de pagamento
Em geral, o maior custo operacional de uma empresa está, justamente, no salário dos seus funcionários. Isso significa que a falta de controle sobre esse valor tem altíssima probabilidade de causar algum prejuízo para o funcionamento do negócio.
Quando falamos na lucratividade de uma empresa, ela pode ser maximizada pela evolução da receita ou otimização dos custos operacionais, que envolvem, fora a folha de pagamento, outros gastos como aluguel, luz, água, entre outros. Esses custos precisam ser monitorados de forma constante e consistente para equilibrar o uso dos recursos de acordo com a necessidade dos alunos, evitando o gasto desnecessário.
Investimentos em equipamentos e infraestrutura
Saber quando, onde, como e quanto investir na infraestrutura e equipamentos de uma academia também pode ser um dos maiores desafios da gestão financeira academia. Isso porque a decisão correta envolve uma série de variáveis, como:
- Qual é a melhor localização: pensando nas necessidades do público-alvo, proximidade de estabelecimentos comerciais e facilidade de acesso
- Qual é o tamanho ideal para um espaço fitness: considerando os serviços oferecidos, a acessibilidade e layout ideal para acomodar os equipamentos
- A compra ou aluguel de aparelhos: que depende dos objetivos do negócio, expectativas do público-alvo, orçamento disponível e a relação custo-benefício
- Quantos equipamentos e acessórios comprar: também varia de acordo com a quantidade de alunos que você pretende atender, suas necessidades e perfil das aulas oferecidas no estabelecimento em questão
- Manutenção e reformas necessárias: para garantir a segurança de todos os alunos e profissionais, além de melhorias como sistema de climatização, iluminação e som
Automatização e integração de processos financeiros
Identificar quais são todos os possíveis processos financeiros que demandam integração e conexão também tende a ser um desafio da gestão financeira academia. Estamos falando de processos e plataformas de emissão de notas fiscais, boletos e recibos, gestão de inadimplência, gestão de estoque, controle de fluxo de caixa, além da conexão com a catraca e outros sistemas de reconhecimento dos alunos, por exemplo.
Apesar de a tecnologia ser um grande avanço para a otimização da operação de um negócio fitness, além de demandar investimentos iniciais significativos e treinamento da equipe, escolher as melhores soluções e garantir a integração de todas elas costuma trazer uma série de dúvidas.
Como um sistema de gestão fitness facilita a gestão financeira academia
Uma das soluções capazes de resolver praticamente todas as questões citadas nos desafios da gestão financeira academia é um sistema completo e personalizado para esse tipo de negócio. Essa plataforma tende a otimizar e facilitar significativamente todos os processos envolvidos na gestão de uma empresa, como:
- Organização de custos e despesas
- Controle de entrada e saída em tempo real
- Relatório de inadimplentes e planos a vencer
- Notificações de cobranças
- Realização de campanhas para pagamento em dia
- Previsões financeiras
- Organização de venda de produtos
- E muito mais!
Tudo isso proporciona visibilidade e garantia da tomada de decisão efetiva de acordo com os dados corretos, além da automatização de processos burocráticos e manuais, para que os gestores possam ter mais tempo para focar na melhor experiência possível para os seus alunos, melhorando a satisfação e retenção de clientes.
Um exemplo de ferramenta eficiente é o Celero, onde você consegue automatizar toda a gestão financeira do seu negócio, agendar pagamento e ainda ter acesso a relatórios das suas finanças.
Essa ferramenta aliada a um sistema de gestão fitness, como o Tecnofit, é a receita ideal para uma academia alcançar sucesso em mundo tão competitivo como o nosso!
Métricas e indicadores importantes
Uma ótima maneira de ter o controle dos números da sua empresa é trabalhar com indicadores objetivos, eles vão te dar a real situação do seu negócio.
Saber esses números é importante para controlar como está o seu crescimento. Sua empresa precisa estar com um faturamento alto e com receita suficiente para pagar as contas do mês e ainda te dar lucro. Quando isso não acontece, você deve rever seus processos e cortar gastos, procurando formas de aumentar o faturamento da empresa.
Com essas informações, reúna seus dados financeiros e descubra como estão indo suas vendas. Esse é o momento de investir no crescimento, mantendo seus atuais alunos ativos e conquistando novos. O KIT de Indicadores pode te ajudar a implementar métricas no segmento fitness.
Conclusão
A gestão financeira academia é fundamental para o sucesso de qualquer negócio fitness. Ela envolve desde o controle básico de fluxo de caixa até análises mais complexas como a DRE, passando por estratégias de fidelização de clientes e como reter alunos.
Através do sistema Tecnofit você consegue acompanhar seus indicadores financeiros de forma automática e assertiva, evitando perda de dinheiro e ganhando agilidade em sua gestão.
O sistema de gestão Tecnofit possui um relatório DRE e todas essas funcionalidades que vão facilitar muito a sua vida! A Tecnofit é a escolha de mais de 16.500 negócios fitness que buscam impulsionar os resultados dos seus negócios diariamente, de forma simples, automática, moderna, segura e confiável.
Se quiser conhecer essas e outras funcionalidades para otimizar e melhorar a sua gestão, solicite hoje mesmo um teste grátis e comprove que, juntos, conseguimos acelerar o crescimento da sua empresa por meio de uma gestão financeira eficiente!
