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Às vezes, no processo de abertura de um novo estabelecimento fitness, ficamos tão preocupados com a compra de equipamentos, definição do layout e contratação de pessoas, que esquecemos de alguns detalhes que podem parecer pequenos, mas têm impacto direto no sucesso do negócio. É o caso da escolha pelo controle de acesso na academia que, se bem definido, ajuda a garantir segurança, praticidade, agilidade e uma experiência ainda melhor para todos os envolvidos!
O que é controle de acesso na academia?
Em geral, o controle de acesso na academia pode ser definido por meio de uma dupla de equipamento e sistema responsáveis por monitorar, controlar e gerenciar o acesso de pessoas no ambiente. Esse processo pode ser feito por meio de catracas, cartões magnéticos, biometria, aplicativos ou outras plataformas.
Por que o controle de acesso na academia é essencial?
Além de garantir a segurança de todos – alunos, instrutores e demais profissionais – proibindo o acesso indevido por pessoas que não são autorizadas, o controle de acesso na academia ajuda a organizar o ambiente e promover dados importantes para a tomada de decisão estratégica para o negócio. Estamos falando de informações como a frequência dos alunos, planos ativos ou inadimplentes, horários de pico e horários com oportunidade de ativação, entre outros.
Um sistema eficaz de controle de acesso na academia também proporciona conveniência e agilidade na movimentação de pessoas no espaço, melhorando significativamente a experiência dos alunos e contribuindo com a retenção!
Quais são os principais processos do controle de acesso?
O processo dedicado para o controle de acesso na academia deve variar de acordo com as necessidades do equipamento e sistema em questão. No entanto, apenas para compartilhar uma ideia de como funciona esse processo, listamos abaixo um passo a passo:
1. Cadastro das pessoas: com o registro de dados pessoais, informações críticas e data de validade da autorização de acesso. Aqui é importante segmentar os cadastros entre alunos, colaboradores, terceiros, parceiros, visitantes, entre outros.
2. Validação do acesso no dispositivo em questão: consiste na verificação automática das informações do aluno, colaborador ou terceiro para confirmar a autorização – seja em uma catraca, leitor biométrico ou reconhecimento facial, por exemplo.
3. Bloqueio de situações não autorizadas: restrição automática de alunos com pendências financeiras, fora do horário contratado ou fora da data de validade da autorização de acesso. Os demais públicos também devem ter restrições definidas de acordo com cada situação.
4. Relatório de frequência e demais informações: monitoramento e registro de frequência, presença, histórico, horários de pico, usuários inativos, entre outros.
5. Integração com o sistema de gestão da academia: todas as informações acima, coletadas pelo controle de acesso na academia, podem ser integradas ao sistema de gestão para atualização de planos, pagamentos, cadastros e geração de reportes com insights valiosos para a tomada de decisão.
Benefícios da automatização no controle de acesso na academia
O uso da tecnologia para otimizar processos manuais ajuda a diminuir o tempo e os erros operacionais em uma série de atividades nas empresas. Isso também é um dos maiores benefícios da automatização no controle de acesso na academia.
Além disso, também permite que o ambiente e o negócio estejam seguros, com o controle de acessos somente às pessoas autorizadas, redução de fraudes e controle de inadimplência. Tudo isso também permite oferecer uma experiência melhor aos alunos, com agilidade na entrada e saída e integração dos seus dados aos sistemas de gestão e aplicativos de treino.
Tipos de tecnologias utilizadas no controle de academias
Atualmente, podemos contar com uma série de alternativas de tecnologias disponíveis para o controle de acesso na academia. Entre elas, a biometria digital ou facial, uso de cartões magnéticos, QR Code ou código de barras, reconhecimento facial, catracas eletrônicas com senha ou código individual ou geração de código por aplicativo, entre outros.
A escolha entre a melhor opção deve variar de acordo com o seu orçamento, perfil do seu público, necessidades da academia, entre outras características. Abaixo, trouxemos alguns detalhes sobre as alternativas mais procuradas, para te ajudar na tomada de decisão.
Catraca para controle de acesso na academia: modelos e como escolher
Um dos equipamentos mais conhecidos e escolhidos para o controle de acesso na academia, a catraca, pode ser encontrada nos formatos de braço triplo, torniquetes, portas de vidro ou com integração de reconhecimento facial.
Para escolher a melhor opção, sugerimos que você avalie o fluxo de pessoas no local, o espaço disponível para instalação do equipamento, o nível de segurança necessário para o local, além da possibilidade de integração com o sistema de gestão da sua academia.
Biometria, reconhecimento facial e cartões: qual é o ideal?
Equipamentos mais modernos para o controle de acesso na academia costumam usar tecnologias como biometria ou reconhecimento facial. São modelos que usam captação, análise e conversão de uma imagem em dados para identificar uma pessoa. Mas, apesar de serem super seguros, demandam alguns segundos para a conexão dos dados com a liberação, o que pode gerar filas em horários de pico.
O cartão magnético também pode ser uma alternativa de baixo custo e alta praticidade, desde que os alunos e colaboradores se comprometam com a segurança do mesmo.
Dessa forma, a melhor escolha também depende daquilo que a sua academia busca com o controle de acesso. Vale avaliar qual é a sua prioridade nessa decisão, entre a segurança, agilidade, otimização, modernidade, entre outros fatores.
Como montar um sistema de controle de acesso eficiente
Tudo começa com a escolha do equipamento ideal para a sua academia, conforme algumas das possibilidades que destacamos acima. E, depois, por meio de um sistema, são definidas regras para o controle do acesso, com bloqueios e restrições automáticas de acordo com cada situação de alunos ou colaboradores.
A comunicação com os alunos também deve ser considerada, a fim de evitar qualquer desentendimento ou dúvida.
E, por fim, sugerimos que você crie uma rotina de monitoramento e mensuração dos dados promovidos pelo sistema de controle de acesso, a fim de tomar decisões estratégicas e importantes para a operacionalização do negócio.
Integração do controle de acesso com sistemas de gestão fitness
Conforme compartilhamos anteriormente, uma dica super importante no processo de implementação do controle de acesso na academia é a integração com o sistema de gestão do negócio. Essa prática vai permitir que você otimize a experiência dos alunos e ainda tenha informações completas para um gerenciamento mais eficiente e personalizado.
O Sistema Tecnofit, por exemplo, permite a integração com uma série de dispositivos, facilitando a forma como você faz a gestão do seu negócio. Confira as opções e faça um teste gratuito para comprovar todas as funcionalidades da nossa plataforma!
Controle de acesso na academia e LGPD: o que você precisa saber
Como a maioria dos equipamentos e sistemas de controle de acesso na academia consideram dados pessoais dos alunos, colaboradores, terceiros e visitantes, é fundamental garantir que eles estejam em conformidade com a LGPD, Lei Geral de Proteção de Dados, que regulamenta toda e qualquer manipulação de informações pessoais, desde a coleta até o descarte.
Isso significa que, para usar os dados pessoais no sistema, a academia deve ter a autorização e consentimento de todas as pessoas envolvidas, além de garantir que eles sejam usados somente para os fins específicos, conforme acordado em contrato.
A não conformidade com a LGPD pode resultar em uma série de multas, além de dados reputacionais para a sua academia! Em caso de dúvidas, confira o artigo completo da Tecnofit sobre a LGPD para academias.
Como evitar fraudes e acessos indevidos na sua academia
Além da conformidade com a LGPD, outras práticas de segurança podem ser usadas para evitar fraudes e acessos indevidos na academia. Entre elas:
- Preferir a autenticação biométrica ou o reconhecimento facial, que usa a imagem dos alunos para garantir o acesso às instalações, sem que seja possível compartilhar senhas ou cartões.
- Detalhar ao máximo os possíveis cenários de bloqueios automáticos, para restringir o acesso às pessoas não autorizadas ou clientes com planos vencidos, por exemplo.
- Monitoramento constante do acesso, com relatórios e alertas de identificação de qualquer tipo de comportamento suspeito ou tentativas de acesso indevidas.
Como o controle de acesso na academia contribui com a experiência do aluno
Até aqui, compartilhamos uma série de benefícios e processos com foco no impacto da segurança da academia, seja para os alunos ou para o negócio. Mas a verdade é que um controle de acesso adequado também pode proporcionar ainda mais conveniência e personalização para a experiência do aluno.
Isso porque permite que a movimentação na entrada e saída da academia seja fácil e rápida, sem filas ou problemas relacionados à senha, por exemplo. E, quando o sistema é atrelado aos aplicativos de treino ou plataformas de gestão, os alunos também podem ter acesso às suas informações, como plano, pagamentos e frequência, criando uma experiência ainda mais personalizada, transparente e agradável.
Quanto custa implementar um sistema de controle de acesso?
O investimento para a implementação dos equipamentos e sistemas de controle de acesso na academia podem variar de acordo com o tamanho do estabelecimento, volume de alunos, complexidade da integração com outros sistemas, quantidade de acessórios e itens de segurança, entre outros fatores.
No entanto, de forma geral, um sistema simples, com catraca e leitor de cartão, pode variar entre R$ 3 mil e R$ 10 mil, enquanto as soluções mais modernas, com biometria ou reconhecimento facial, podem chegar a R$ 30 mil. Considere também os custos de manutenção, formação, atualização e personalização do sistema, além do suporte técnico.
Melhores práticas para escolher fornecedores de controle de acesso
E para ter a certeza de que você está optando pela melhor alternativa em termos de serviços oferecidos e custo-benefício, listamos abaixo algumas dicas para analisar e escolher os seus fornecedores de controle de acesso na academia. Confira:
- Pesquise as opções disponíveis no mercado: busque referências, peça dicas e indicações de outros empreendedores fitness e analise as avaliações dos clientes.
- Prefira as opções com integração com os seus sistemas: para garantir uma conexão mais simples, rápida, eficiente e sem complicações desnecessárias.
- Garanta o suporte técnico: a sua academia não pode parar por uma falha no sistema de controle de acesso! Por isso, verifique quando e em quais condições a assistência técnica pode te ajudar, principalmente em casos de urgência.
- Verifique as conformidades com a LGPD: conforme mencionamos anteriormente, os fornecedores precisam garantir a segurança dos dados pessoais no sistema contratado, evitando multas e riscos de reputação.
- Faça o teste: para garantir que todas as funcionalidades oferecidas façam sentido com o seu negócio, de acordo com as suas necessidades e expectativas.
Conclusão: controle de acesso na academia como parte estratégica do seu negócio
Como foi possível perceber com esse artigo, muito mais do que um equipamento na recepção do local, o controle de acesso na academia ajuda a garantir a segurança, conveniência e resultados ainda melhores para o seu negócio.
Por isso, além de escolher a melhor opção, conte com o Sistema Tecnofit para uma integração simples e rápida, além de informações que ajudam a tomar decisões ainda melhores e mais assertivas, pensando no crescimento da sua empresa!
