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É muito provável que todo proprietário de academia já tenha enfrentado esse tipo de situação: alunos com atraso de mensalidade na academia, o que pode comprometer o fluxo de caixa e a organização do dia a dia.
A boa notícia é que existem estratégias para reduzir os riscos com atraso de mensalidade na academia e manter tudo funcionando direitinho. Vamos mostrar como, e a última dica é imperdível!
O que é atraso de mensalidade na academia?
Você provavelmente já sabe o que configura um atraso de mensalidade na academia, mas nunca é demais esclarecer, não é verdade? Aproveitamos para diferenciar atraso de mensalidade na academia e dívida, além de trazer alguns dados importantes.
Segundo o SPC Brasil e a CNDL (Confederação Nacional de Dirigentes Lojistas), em janeiro de 2020, 61,3 milhões de brasileiros estavam em atraso com algum pagamento. Ou seja, 39% da população brasileira não conseguiu quitar uma ou mais contas dentro do prazo.
Outro dado preocupante é que, no início do ano, o número de atrasos tende a aumentar. Nos primeiros meses de 2020, por exemplo, houve uma alta de 1,38% em janeiro. Provavelmente, algum aluno da sua academia está nesse grupo.
Em geral, o conceito é bem simples: atraso de mensalidade na academia acontece quando o pagamento previsto em contrato não é realizado até a data de vencimento.
Contudo, é importante explicar que o atraso de mensalidade na academia não é a mesma coisa que dívida. Ter uma dívida parcelada no cartão, por exemplo, não significa atraso. Só quando o pagamento não é feito no prazo é que o aluno passa a ter um atraso de mensalidade na academia.
Para evitar essas e outras dúvidas, listamos quatro dicas para você. Vamos a elas?
Quatro dicas para reduzir o atraso de mensalidade na academia
Segundo dados do Banco Central, uma taxa de atraso nos pagamentos pode ser considerada aceitável se estiver na faixa de 5%. Claro que isso varia de segmento para segmento e, principalmente, depende das suas despesas. Se o faturamento da sua academia é próximo das despesas, mesmo 5% de atrasos já pode impactar de maneira bastante agressiva.
Vale lembrar também que muitos negócios só consideram atraso significativo aqueles clientes que estão com pagamentos pendentes há mais de 90 e menos de 180 dias. Mas, seguindo as dicas deste texto, sua academia tem tudo para lidar com taxas bem inferiores a 5% e continuar evoluindo com resultados cada vez melhores.
1. Tenha um bom relacionamento com seus alunos
O aluno é o que faz a sua academia acontecer todos os dias, e a experiência que ele tem precisa ser positiva e recompensadora. Quando existe afinidade e engajamento, as chances de atraso de mensalidade na academia diminuem, porque o aluno valoriza a relação que construiu com a sua marca e não vai querer ficar em falta por entender a sua realidade.
Oferecer um serviço de qualidade mantém os alunos motivados e também aumenta a probabilidade de indicações para amigos e familiares, o que sempre acaba sendo um bom negócio. Alunos satisfeitos veem valor no que recebem e, naturalmente, tendem a manter os pagamentos em dia.
Além disso, a tecnologia é uma grande aliada. Os benefícios do CRM para o seu negócio são visíveis e você não pode abrir mão disso. Afinal, um sistema de Customer Relationship Management ajuda a acompanhar pagamentos, lembrar alunos de vencimentos e até identificar possíveis riscos de atraso de mensalidade na academia. Com um CRM, o controle fica mais eficiente e o impacto financeiro é muito menor.
2. Contrate um sistema de gestão para identificar atraso de mensalidade na academia
Ter um sistema de gestão eficiente é essencial reduzir o atraso de mensalidades na academia e manter o fluxo de caixa sempre no azul (ou no verde, se preferir!). Gestores que contam com ferramentas que automatizam cobranças conseguem prevenir que pequenos atrasos se transformem em problemas maiores no futuro.
Por exemplo, o sistema da Tecnofit oferece recursos valiosos, como alertas automáticos de vencimento, envio de lembretes após a data de pagamento e integração com a catraca, permitindo a suspensão temporária do acesso enquanto o aluno não regularizar a situação.
Mas não é só notificar, não. O sistema também atua na antecipação e na criação de senso de urgência, assim os alunos recebem avisos antes do vencimento lembrando-os de pagar, e, se houver atraso, são enviados comunicados subsequentes que reforçam a importância de manter a mensalidade em dia. Isso ajuda a reduzir significativamente os atrasos, tornando a gestão financeira da academia muito mais previsível e tranquila.
O acompanhamento digital também permite que o gestor identifique padrões de atraso de mensalidade na academia e tome decisões mais estratégicas que envolvem oferecer soluções personalizadas, como planos de negociação, aumentando a satisfação do aluno e a saúde financeira da academia.
3. Negocie o pagamento nas situações de atraso de mensalidade na academia
A negociação deve ser uma via de mão dupla: nem só você, nem só o aluno. Tem que ser ganha-ganha para proteger seu negócio e, ao mesmo tempo, preservar um bom relacionamento com os clientes. Por isso, é fundamental estar aberto a conversar sobre atrasos de mensalidade.
No entanto, nem todo atraso de mensalidade na academia exige negociação. É importante analisar o histórico de pagamento do aluno. Se ele costuma pagar em dia e teve um imprevisto, oferecer um parcelamento do valor atrasado pode ser uma boa ideia. Isso demonstra compreensão sem abrir mão da responsabilidade financeira que você deve ter com o seu negócio.
Nesses casos também é importante aplicar juros ou encargos quando previsto em contrato, pois manter o equilíbrio financeiro da academia é essencial. Nem o relógio trabalha de graça, não será você o primeiro a fazer isso!
Além disso, como já falamos aqui, uma negociação bem conduzida fortalece a confiança do aluno e aumenta a probabilidade de que ele mantenha os pagamentos em dia no futuro. É importante estruturar regras claras e justas para essas situações, evitando conflitos que possam comprometer a saúde financeira da academia em equilíbrio.
4. Escolha e diversifique os métodos de recebimento
Se o único meio de pagamento na sua academia ainda é cheque, é hora de repensar a estratégia. Brincadeiras à parte, a escolha dos métodos de recebimento é um ponto muito chave para reduzir atrasos nas mensalidades e facilitar a vida de alunos e gestores, como você.
Por exemplo, receber pagamentos apenas por boleto bancário muitas vezes gera desculpas como “não consegui ir ao banco” ou “paguei, mas só vai compensar depois do final de semana”. Isso é uma baita dor de cabeça para ficar controlando, além de causar instabilidade nas contas.
Pagamentos em dinheiro também têm uma série de desafios, e é comum que alunos “esqueçam” de levar o valor no dia combinado. Já os pagamentos com cartão de crédito podem falhar se o aluno estiver com o limite comprometido ou com problemas no banco. Viu só como é preciso diversificar os métodos?
Isso não só facilita a vida do aluno como também é uma medida preventiva contra atrasos. Ao oferecer opções variadas, como Pix, débito automático, cartão de crédito, carteira digital ou até pagamento recorrente, você aumenta a chance de que o pagamento seja realizado corretamente e no prazo.
O pagamento recorrente, por sinal, acaba sendo uma excelente alternativa. Ele permite que o aluno quite a mensalidade automaticamente, muitas vezes sem comprometer o limite do cartão de crédito, garantindo conveniência e previsibilidade para ambos os lados. Para a academia, isso significa fluxo de caixa programado e previsível durante todo o contrato. Com os dados da recorrência, é possível estimar o faturamento dos próximos meses com base no número de alunos ativos, reduzindo taxas de cancelamento e possíveis desistências.
Além disso, diversificar meios de pagamento é também uma ótima estratégia de marketing: alunos tendem a se sentir mais confortáveis e valorizados quando podem escolher a forma de pagar que melhor se adapta à sua rotina. Quanto mais fácil e conveniente for o pagamento, menor a chance de atrasos e maior o engajamento do aluno com a academia.
Por fim, acompanhar e analisar o comportamento de pagamento dos alunos ajuda a identificar padrões, recalibrar as estratégias e oferecer alternativas personalizadas, capazes de reduzir significativamente o risco de atrasos e fortalecer a saúde financeira do negócio.
Conclusão
Infelizmente, ainda não existe uma fórmula mágica para eliminar totalmente o atraso de mensalidade na academia. Reduzir essa taxa exige planejamento, atenção aos detalhes, escuta profunda e trabalho contínuo, desde o relacionamento com os alunos até a escolha de sistemas de gestão e métodos de pagamento eficientes.
Seguindo as dicas apresentadas neste artigo (cultivando um bom relacionamento com os alunos, investindo em um sistema de gestão, sabendo negociar e diversificando os métodos de pagamento), sua academia terá todas as ferramentas necessárias para reduzir de forma sensível os atrasos e manter o fluxo de caixa sempre bom. Sem contar que essas práticas também ajudam a aumentar a satisfação e a fidelidade dos alunos, o que é importante para estabelecer um ciclo positivo de engajamento e pagamento em dia.
É importante lembrar que cada academia tem sua própria realidade. Mas monitorar os resultados, analisar padrões de pagamento e ajustar estratégias constantemente faz toda a diferença para qualquer cenário. Com isso, pequenos ajustes podem gerar grandes resultados no controle financeiro e na retenção de alunos.
